Balloon Bar

Balloon Bar — компания в Узбекистане, специализирующаяся на сборке и продаже праздничных наборов из бенто-тортов, цветов и аэродизайна. В структуру предприятия входят собственный кондитерский цех и розничная точка продаж. Прием заказов, сборку и доставку осуществляет штат из 10 сотрудников.

Специфика работы компании требует точной синхронизации процессов: составные части набора (торт, букет и шары) должны собираться в единый заказ строго к установленному времени. По мере увеличения объема продаж прежний формат управления через мессенджеры стал вызывать задержки и ошибки.

До обращения к нам вся коммуникация велась в мессенджере. Для управления процессами использовалось около 10 различных групп. Статусы выполнения задач сотрудники отмечали эмодзи-реакциями под сообщениями. В плотном потоке переписок детали заказов терялись, а смену статуса не всегда фиксировали вовремя. Чтобы убедиться в готовности заказа перед отправкой курьера, логистам приходилось лично ходить в цех и проверять холодильники.

Кроме того, в компании отсутствовал системный складской учет. Данные по остаткам муки, крема, гелия и упаковки велись вручную. Когда материалы неожиданно заканчивались во время смены, сотрудникам приходилось экстренно закупать сырье, что срывало график производства. Отправка прайсов и фотографий вручную занимала у менеджеров до 20 минут на одну заявку. Руководству потребовалось отказаться от разрозненных чатов, наладить складской учет и автоматизировать передачу задач в цех.

В рамках проекта мы перевели обработку входящих обращений из мессенджеров в единое окно CRM, а также подготовили шаблоны быстрых ответов и PDF-каталоги. Вместо десятка чатов все процессы разделили на две воронки: «Заказы» (от обращения до доставки) и «Закупка» (для пополнения склада сырья).

Особенностью проекта стало разделение рабочих интерфейсов для разных ролей сотрудников. Чтобы кондитеры, художники и аэродизайнеры не отвлекались на работу с CRM, их перевели в модуль Задач. После получения предоплаты система автоматически анализирует состав заказа и ставит мастерам персональные задачи с техническим заданием. Когда мастер нажимает «Начать выполнение», триггер переводит сделку в CRM на стадию «Взято в работу», а при завершении задачи — на этап «Заказ готов».

Для логистики настроили фильтрацию: на этапе готовой продукции система автоматически отбирает и выводит логисту на рабочую стадию «На сегодняшний день» только те заказы, отгрузка которых запланирована на текущие сутки. Это устранило путаницу с предзаказами и освободило логистов от ручной проверки цехов.

Параллельно оцифровали склад сырья. Менеджеры продают готовые сеты с фиксированными ценами, а мастера при заборе расходных материалов отмечают их количество в системе. Кондитерский цех фиксирует расход ингредиентов в конце смены, благодаря чему закупщик видит актуальные остатки в реальном времени и вовремя оформляет поставки через воронку «Закупка». Для контроля дедлайнов настроили автонапоминания и уведомления руководителю при просрочках.

После настройки системы операционная деятельность компании перешла в понятный алгоритм. Менеджер обрабатывает входящие обращения из соцсетей в одном окне за несколько минут.

После внесения оплаты производство подключается автоматически: мастера получают персональные задачи на смартфонах и планшетах, не заходя в CRM и не используя чаты. Логист отслеживает готовность заказов на своем экране на стадии «На сегодняшний день» и вызывает курьеров. Списание сырья происходит в момент его забора со склада, что позволяет закупщику видеть реальные остатки и планово пополнять запасы.

Внедрение Битрикс24 обеспечило компании следующие ключевые преимущества:

• Сокращение времени обработки заявки в 4 раза. Время оформления заказа снизилось с 20 до 5 минут за счет единого окна коммуникаций и шаблонов ответов.

• Рост пропускной способности на 40%. Автоматизация процессов позволила команде из 10 человек увеличить объем отгрузок в пиковые дни без расширения штата.

• Переход на новую систему. Все технические задания, детали заказов и статусы зафиксированы в CRM и задачах.

• Прозрачный складской учет. Оперативное списание материалов позволило закупщику планировать поставки и исключило экстренные дозаказы сырья.

• Оптимизация работы логистики. Отображение в системе отгрузок на текущий день исключило проверки холодильников и хождения по цехам.