Оцифровка отдела продаж, сервиса и запчастей в компании "SEVALO"

Перед компанией стояла комплексная задача по созданию единой цифровой системы, объединяющей ключевые направления деятельности. Руководство определило три стратегические цели: цифровизация и частичная автоматизация работы отдела продаж, сервиса и запчастей; внедрение автоматизированного учёта транспорта; выстраивание внутреннего документооборота. Важно было уйти от разрозненных инструментов и ручных операций, которые замедляли работу, а также обеспечить прозрачность и управляемость процессов на уровне всей компании.

Для отдела продаж требовалось настроить единую воронку, объединить все каналы коммуникации и автоматизировать работу с договорами, включая подготовку двуязычных документов на русском и казахском языках. Для сервисного направления необходимо было ускорить обработку заявок от клиентов и наладить взаимодействие с механиками в цифровом формате. В отделе запчастей — выстроить воронку учёта продаж и автоматическую интеграцию с закупками при отсутствии деталей на складе. Дополнительно важным условием было создание интеграций с банками Китая и Казахстана для автоматической загрузки курсов валют, а также с сайтом и мессенджерами для ускорения коммуникаций с клиентами. Таким образом, задачи клиента включали комплексную цифровизацию, автоматизацию рутинных операций и закладку основы для дальнейшего масштабирования.

• Визуализировали бизнес-процессы в Miro.
• Подготовили техническое задание и согласовали маршруты заявок и договоров.

• Настроили воронку по работе с лидами и подключили все каналы коммуникации: сайт, телефонию, WhatsApp.
• Реализовали кастомное распределение заявок между менеджерами.
• Внедрили смарт-процесс подготовки двуязычных договоров с переводом чисел на казахский язык и автоматической загрузкой курсов валют.
• Разработали кастомный нумератор договоров с контролем сроков их заключения.
• Создали отчёты по лидам и продажам.

• Построили воронку для заявок из сайта, телефонии и мессенджеров.
• Внедрили смарт-процесс взаимодействия с механиками: автоматизирована подача заявок и контроль отчётности по выполненным работам.

• Настроили воронку учёта продаж.
• Реализовали смарт-процесс по взаимодействию с закупками: при отсутствии детали на складе формируется автоматическая заявка в отдел закупок.

• Настроены роботы и триггеры для распределения заявок и контроля сроков обработки.
• Использованы веб-хуки для интеграции с внешними системами: сайт, мессенджеры, банки.
• Построены бизнес-процессы согласования договоров и автоматизации формирования документов.

В результате проекта компания получила единую цифровую экосистему на базе Битрикс24, которая объединила продажи, сервис и запчасти в единую управляемую структуру. Время обработки заявок значительно сократилось, а прозрачность процессов повысилась: теперь руководители видят все этапы работы в режиме реального времени и могут контролировать ключевые показатели. Автоматизация договоров, включая двуязычные версии, полностью исключила ручные ошибки и ускорила процесс подписания. Кастомный нумератор с контролем сроков помог упорядочить документооборот и снизить риски пропуска дедлайнов.

Сервисный отдел получил чёткую систему обработки заявок, а взаимодействие с механиками стало цифровым и контролируемым, что позволило сократить время на ремонтные работы и улучшить качество отчётности. В отделе запчастей процессы стали более предсказуемыми: если нужной детали нет на складе, система автоматически создаёт заявку в закупки, что сокращает простои и повышает удовлетворённость клиентов.

Кроме того, за счёт интеграции с банками реализован автоматический учёт валютных курсов, что особенно важно при работе с поставщиками из Китая. Благодаря единой системе компания централизовала управление заявками, уменьшила нагрузку на сотрудников и снизила количество ручных операций. Внедрение заложило основу для дальнейшей автоматизации учёта транспорта и внутреннего документооборота, обеспечив компании гибкость и масштабируемость. Таким образом, проект стал важным шагом в цифровой трансформации бизнеса «Sevalo Engineering Machinery Kazakhstan».