Внедрение Битрикс24 для автоматизации продаж стоматологического оборудования в AMD Group

AMD Group — компания, специализирующаяся на продаже стоматологического оборудования. Основные процессы компании связаны с обработкой входящих обращений, консультированием клиентов, подбором оборудования под клинику или врача, согласованием условий, оформлением документов и сопровождением текущих клиентов.

На старте проекта AMD Group столкнулась с проблемами, характерными для многоканальных продаж стоматологического оборудования.

Обращения клиентов поступали из нескольких Instagram-аккаунтов и WhatsApp, из-за чего менеджерам было сложно контролировать все диалоги, скорость реакции и качество обработки заявок. Часть коммуникаций оставалась в отдельных переписках, поэтому руководству было трудно видеть полную историю общения с клиентом и понимать, кто отвечает за конкретную заявку.

Процесс продаж также был недостаточно структурирован. Сделки проходили несколько важных этапов: подбор оборудования под клинику или врача, подготовка коммерческих условий, согласование, оформление договора или счета, оплата и отгрузка. Без единой CRM-системы эти этапы контролировались разрозненно, что создавало риск задержек, потери статусов и снижения управляемости отдела продаж.

Отдельной проблемой была работа с текущими клиентами. Повторные закупки, допродажи, сервисные вопросы и дополнительная комплектация смешивались с новыми сделками. Из-за этого было сложнее системно развивать клиентскую базу и контролировать повторные продажи.

Также у компании была потребность в автоматизации договорной работы. Договоры формировались вручную, что увеличивало трудозатраты и риск ошибок или разночтений в документах.

Клиент обратился с задачей централизовать все коммуникации и продажи в Битрикс24, разделить процессы новых лидов, продаж и текущих клиентов, автоматизировать генерацию договоров и дать руководству прозрачную аналитику по источникам, конверсии и эффективности менеджеров.

Проект по внедрению Битрикс24 для AMD Group был построен вокруг задачи централизовать продажи стоматологического оборудования, объединить коммуникации из разных каналов, разделить работу с новыми и текущими клиентами, а также автоматизировать договорную работу.

На первом этапе мы разобрали текущий процесс продаж: как поступают обращения, как менеджеры консультируют клиентов, как подбирается оборудование под клинику или врача, как согласовываются условия, оформляются договоры и счета, а также как ведется работа с действующей клиентской базой.

После анализа была спроектирована CRM-структура из трех ключевых воронок. Первая — воронка лидов. Она используется для фиксации всех первичных обращений и квалификации потребности клиента. В карточке фиксируются источник обращения, тип оборудования, бюджет, сроки, город или условия доставки, контакт лица, принимающего решение, и история коммуникации.

Вторая — воронка продаж. В ней менеджеры ведут сделку по этапам: уточнение задачи, подбор стоматологического оборудования, согласование коммерческих условий, подготовка договора или счета, оплата, отгрузка и закрытие сделки. Это позволило сделать процесс продаж прозрачным и управляемым.

Третья — воронка текущих клиентов. Она была настроена отдельно для повторных продаж, допродаж, дополнительной комплектации, сервисных запросов, плановых касаний и сопровождения действующих клиентов. Благодаря этому новые продажи перестали смешиваться с работой по текущей клиентской базе.

Отдельным блоком были подключены каналы коммуникации: 8 Instagram-аккаунтов и WhatsApp. Все переписки начали сохраняться в карточках клиентов и сделок, а руководитель получил возможность видеть источник обращения, ответственного менеджера и историю взаимодействия с клиентом.

Для автоматизации договорной работы был настроен смарт-процесс «Договоры». Договор создается как отдельный объект, связанный со сделкой, проходит свои статусы, согласование и хранение итоговых файлов. Также было настроено 26 шаблонов генерации договоров под разные типы продаж, условий и контрагентов. Это позволило ускорить подготовку документов и снизить риск ошибок.

Также была настроена организационная структура компании, распределены роли и зоны ответственности сотрудников. Менеджеры продаж работают с лидами и сделками, сотрудники сопровождения — с текущими клиентами, а руководство контролирует воронки, источники, конверсию, эффективность менеджеров и зависшие стадии.

Проект решал задачи нескольких внутренних направлений AMD Group: отдела продаж, отдела сопровождения текущих клиентов, сотрудников, отвечающих за договорную работу, и руководства. Отдел продаж получил единую систему обработки заявок, сопровождение — отдельную воронку для текущих клиентов, договорной блок — автоматизированную генерацию документов, а руководство — прозрачную аналитику по продажам и работе команды.

После внедрения Битрикс24 AMD Group получила единую CRM-систему для управления продажами стоматологического оборудования, коммуникациями, договорной работой и сопровождением текущих клиентов.

Все обращения из 8 Instagram-аккаунтов и WhatsApp начали фиксироваться централизованно в Битрикс24. Это снизило риск потери заявок и позволило руководству контролировать скорость реакции менеджеров, источники обращений и историю коммуникаций с клиентами.

За счет разделения процессов на три воронки — лиды, продажи и текущие клиенты — компания получила более прозрачную структуру работы. Новые обращения больше не смешиваются с повторными продажами, допродажами, сервисными запросами и сопровождением действующей клиентской базы. Это позволило сократить трудозатраты на ручной контроль статусов и распределение клиентских обращений ориентировочно на 25–35%.

Отдельный смарт-процесс «Договоры» и 26 шаблонов генерации документов позволили ускорить договорную работу. Договоры стали формироваться по единому стандарту, на основании данных из сделки, с контролем статусов и хранением итоговых файлов в системе. За счет этого трудозатраты на подготовку договоров сократились ориентировочно на 40–50%, а количество ошибок и разночтений в документах снизилось.

Руководство получило аналитику по воронкам, источникам лидов, конверсии, эффективности менеджеров и зависшим стадиям. Это позволило быстрее выявлять проблемные этапы продаж, контролировать работу сотрудников и управлять текущей клиентской базой.

В результате AMD Group получила управляемую систему продаж: обращения не теряются, сделки проходят понятные этапы, текущие клиенты ведутся отдельно, договоры формируются быстрее, а руководитель видит прозрачную картину по продажам и работе команды.