Жаңа кандидатқа сұхбат уақытын жіберу керек. Кеше жұмысқа кірген қызметкерге құжаттар туралы еске салу қажет. Тағы бір маман демалысқа өтініш берді. Жаңа қызметкерге корпоративтік ережелерді түсіндіріп, алғашқы тапсырмаларын жіберу керек. Басшы болса бос орын бойынша кандидаттардың қай кезеңде тұрғанын сұрап жатыр.
HR-маманның бір жұмыс күнінде осындай ондаған міндет болуы мүмкін. Олардың әрқайсысы жеке алғанда көп уақыт алмайтын сияқты. Бірақ хат жіберу, ақпаратты кестеге енгізу, құжаттың мәртебесін тексеру, қызметкерлерге еске салу сияқты қайталанатын әрекеттер көбейген сайын HR-дың негізгі жұмысына уақыт азая береді.
Нәтижесінде маман адамдармен жұмыс істеудің орнына процестерді қолмен басқарумен айналысады. Автоматтандыру дәл осы жерде көмектесе алады. Оның мақсаты HR-маманды алмастыру емес, керісінше, оның уақытын адамдарға қайтару.
HR-процестерді автоматтандыру деген не?
HR-процестерді автоматтандыру – күн сайын немесе белгілі бір кезең сайын қайталанатын әрекеттердің бір бөлігін цифрлық жүйеге беру.
Мысалы, кандидатқа сұхбат туралы хабарлама жіберу, жаңа қызметкерге стандартты тапсырмалар қою, құжатқа қол қою қажеттігін еске салу немесе қажетті нұсқаулықтарды автоматты түрде жолдау. Мұның бәрін HR-маманы әр жолы қолмен орындауға міндетті емес.
Бұл жерде маңызды бір қағида бар: адамның қатысуын қажет ететін жұмыс пен жүйеге тапсыруға болатын жұмысты ажырату.
Кандидатпен сұхбат жүргізу, оның командаға қаншалықты сәйкес келетінін бағалау, қызметкермен мотивация немесе мансап туралы сөйлесу үшін адамның тәжірибесі қажет. Ал сұхбат уақытын еске салу, стандартты тапсырма құру немесе құжатты келісуге жіберу сияқты операцияларды автоматтандыруға болады.
Excel мен мессенджер қашан жеткіліксіз болады?
Шағын компанияда кадр мәселелерін бір HR немесе тіпті компания басшысы басқара алады. Команда шағын болса, Excel кестесі, электрондық пошта мен мессенджер жеткілікті болып көрінеді. Бірақ компания өскен сайын кандидаттар, қызметкерлер, құжаттар мен өтініштер саны да көбейеді.
Автоматтандыру туралы ойланатын уақыт келгенінің белгілері:
- кандидаттар туралы ақпарат бірнеше кестеде немесе чатта сақталады;
- бір мәліметті бірнеше жүйеге қайта-қайта енгізуге тура келеді;
- құжаттың қай кезеңде тұрғанын білу үшін әріптестерден сұрау қажет;
- жаңа қызметкерді бейімдеу әр жолы басынан ұйымдастырылады;
- қызметкерлер бірдей сұрақтармен HR-ға қайта-қайта жүгінеді;
- өтініштер мен келісулердің орындалуын қолмен бақылау керек;
- HR-бөлім адамдармен жұмыс істеуден гөрі әкімшілік міндеттерге көбірек уақыт жұмсайды.
Осындай мәселелер көбейсе, тағы бір кесте жасағаннан гөрі процестің өзін қайта қараған тиімді.
HR жұмысында нені автоматтандыруға болады?
Бәрін бірден цифрландырудың қажеті жоқ. Алдымен ең көп қайталанатын және HR-дың уақытын көп алатын процестерді анықтаған дұрыс.
1. Кандидаттарды іріктеу
Бір бос орынға ондаған түйіндеме келді делік. Бір кандидатпен алғашқы сұхбат өтті. Екіншісіне тест тапсырмасы жіберілді. Үшіншісінің жауабын күтіп отырсыз. Төртіншісі бөлім басшысымен кездесуі керек. Кандидат көбейген сайын мұның бәрін кесте мен чат арқылы бақылау қиындайды. Битрикс24-те кандидаттармен жұмысты бірізді кезеңдерге бөлуге болады:
Жаңа кандидат → Алғашқы сұхбат → Тест тапсырмасы → Басшымен сұхбат → Ұсыныс → Жұмысқа қабылданды.
Нәтижесінде HR әр кандидаттың қай кезеңде тұрғанын бір жерден көріп, келесі әрекетті жоспарлай алады.
2. Кандидаттармен коммуникация
«Сұхбатыңыз ертең сағат 11:00-де өтеді», «Тест тапсырмасын алдық», «Келесі кезеңге өттіңіз». Осындай хабарламаларды HR әр кандидатқа жеке-жеке жіберетін болса, бос орын саны көбейген сайын жұмыс көлемі де артады.
Қайталанатын коммуникацияның бір бөлігін автоматтандыруға болады. Мысалы, кандидат белгілі бір кезеңге өткенде жүйе қажетті әрекетті іске қосады немесе жауапты маманға тапсырма береді. Сонымен қатар коммуникация бір жерде сақталса, кандидатпен кім, қашан және қандай мәселе бойынша сөйлескенін анықтау оңайырақ болады.
3. Құжаттар мен келісулер
HR жұмысының едәуір бөлігі құжаттармен байланысты. Демалыс, іссапар, жұмысқа қабылдау, ішкі өтініштер – кейбір процестер бірнеше адамның келісімінен өтуі мүмкін. Егер өтініш мессенджерде жіберіліп, құжат электрондық поштада жүрсе, HR оның қай кезеңде тұрғанын үнемі бақылауға мәжбүр болады.
Цифрлық бизнес-процестер мұндай жұмысты бірізді етуге көмектеседі: өтініш қажетті қызметкерге жіберіледі, одан кейін келесі жауапты адамға өтеді, ал процестің мәртебесін жүйеден бақылауға болады. Сонда HR әріптестеріне «құжатты қарап шықтыңыз ба?» деп қайта-қайта жазбайды.
4. Жаңа қызметкерді бейімдеу
Жаңа маманның алғашқы күні HR үшін де қарбалас болуы мүмкін. Оны командамен таныстыру, қажетті ақпаратты беру, корпоративтік ережелерді түсіндіру, жүйелерге қосу, алғашқы тапсырмаларын белгілеу керек.
Егер компания ай сайын бірнеше қызметкер қабылдаса, осы әрекеттерді әр жолы басынан ұйымдастыру тиімсіз. Оның орнына стандартты бейімделу сценарийін дайындауға болады.
Мысалы:
1-күн: компаниямен, командамен және негізгі жұмыс құралдарымен танысу.
1-апта: корпоративтік ережелерді меңгеру және алғашқы міндеттерді орындау.
2-апта: бөлімнің негізгі процестеріне қосылу.
1-ай: басшымен алғашқы нәтижелерді талқылау.
Битрикс24-те мұндай процесс үшін тапсырма үлгілерін дайындап, мерзімдер мен жауапты адамдарды алдын ала белгілеуге болады.
Сонда жаңа қызметкердің бейімделуі HR-маманның жадында сақталған әрекеттер тізімі емес, компаниядағы тұрақты процеске айналады.
5. Қызметкерлердің күнделікті сұрақтары
«Демалысқа өтінішті қалай беремін?», «Компанияның ережелерін қайдан табамын?», «Бұл мәселе бойынша кімге хабарласу керек?», «Жаңа қызметкерге қандай құжаттар қажет?». Компания өскен сайын осындай қарапайым сұрақтардың саны да көбейеді.
Корпоративтік портал мен білім қорында ішкі ережелерді, нұсқаулықтарды және қызметкерлерге қажетті басқа ақпаратты жинауға болады. Қызметкер қажетті ақпаратты өздігінен таба алса, HR бір сұраққа ондаған рет жауап бермейді.
Бір қарағанда бұл ұсақ мәселе сияқты. Бірақ жүздеген қызметкері бар компанияда күнделікті қайталанатын сұрақтардың азаюының өзі HR-бөлімінің уақытын айтарлықтай үнемдейді.
Автоматтандыру деген – бәрін бірден цифрландыру емес
Компанияда ондаған HR-процесс болуы мүмкін. Олардың барлығын бір уақытта автоматтандыру міндетті емес. Керісінше, ең қарапайым және нәтижесі тез көрінетін процестен бастаған дұрыс. Мысалы, бір апта бойы HR-команданың жұмысын бақылап көріңіз.
Қандай әрекеттер күн сайын қайталанады? Не көп уақыт алады? Ақпарат көбіне қай жерде жоғалады? Қандай мәселе бойынша қызметкерлер жиі хабарласады? Содан кейін бір процесті таңдаңыз. Мысалы, жаңа қызметкерлерді бейімдеуді. Алдымен оның қазіргі жолын жазып шығыңыз: жаңа маман келген сәттен бастап бірінші айының соңына дейін кім не істейді?
Осыдан кейін ғана қай әрекетті автоматтандыруға болатыны анық көрінеді. Өйткені дұрыс құрылмаған процесті автоматтандыру мәселені шешпейді. Ол бұрынғы ретсіздікті тек цифрлық форматқа көшіруі мүмкін.
Автоматтандыруды неден бастау керек?
Компанияға жұмысты кезең-кезеңімен жүргізуге болады.
| Қадам | Әрекет/Сұрақ |
|---|---|
| Мәселені анықтаңыз | Қай процесс HR-дың ең көп уақытын алады? |
| Қазіргі процесті сипаттаңыз | Оған кім қатысады, қандай кезеңдер бар және мәселе көбіне қай жерде пайда болады? |
| Нәтижені анықтаңыз | Мысалы, жаңа қызметкерді бейімдеуге кететін уақытты қысқарту немесе өтініштерді келісуді жылдамдату |
| Қажетті цифрлық құралды таңдаңыз | Оның мүмкіндіктерін ғана емес, қызметкерлердің күнделікті жұмысына қаншалықты оңай кірігетінін де бағалаған жөн |
| Шағын процесте сынап көріңіз | Бүкіл компанияға енгізбей тұрып, бір бөлімде немесе бір процесте тексеруге болады |
| Қызметкерлерді үйретіңіз | Жаңа құралдың қалай жұмыс істейтінін ғана емес, оның не үшін енгізіліп жатқанын түсіндіру де маңызды |
| Нәтижені өлшеп, масштабтаңыз | Процесс қанша уақыт алатын еді және қазір қанша уақыт алады? Қолмен жасалатын қанша әрекет қысқарды? Қызметкерлерге жұмыс істеу оңайлады ма? |
Нәтиже болған жағдайда осы тәжірибені басқа HR-процестерге қолдануға болады.
HR-дың уақытын адамдарға қайтарайық
Автоматтандыру туралы айтқанда технологияға тым көп назар аударып кету оңай. Бірақ оның негізгі мақсаты – тағы бір бағдарлама енгізу емес. Мақсат – адамның уақытын мағынасы жоғары жұмысқа босату.
Кандидатқа стандартты хабарламаны жүйе жібере алады. Бірақ болашақ қызметкерге компанияның құндылығын HR түсіндіреді. Жаңа маманға алғашқы тапсырмаларды жүйе автоматты түрде қоя алады. Бірақ оның командаға қалай бейімделіп жатқанын адам байқайды. Құжатты жүйе келісуге жібере алады. Бірақ қызметкердің мотивациясын, мәселесін немесе компаниядан кету себебін технологияның өзіне ғана тапсыру мүмкін емес.
Битрикс24 сияқты бірыңғай цифрлық кеңістікте кандидаттармен жұмыс, коммуникация, тапсырмалар, құжаттар, корпоративтік ақпарат және ішкі процестерді бір ортада ұйымдастыруға болады. Бұл HR-ға әртүрлі кестелер, чаттар мен сервистер арасында ақпарат іздеуге кететін жұмысты азайтуға көмектеседі.
Сондықтан HR автоматтандыруының нәтижесін тек «қанша процесті цифрландырдық?» деп өлшеу жеткіліксіз. Одан да маңызды сұрақ бар: «HR-командаға адамдармен жұмыс істеу үшін қанша уақыт қайтардық?». Өйткені технология қайталанатын операцияларды өзіне алған сайын HR-мамандардың адамдарды табуға, бейімдеуге, дамытуға және мықты команда құруға көбірек уақыты қалады.
