RPA (Robotic Process Automation) — это инструмент для автоматизации рутинных задач компании. Например, согласование отпусков и командировок, утверждение счетов и договоров, создание задач и другие повторяющиеся действия.
RPA проще в настройке, чем бизнес-процессы и не требует специальных знаний — процесс может настроить любой сотрудник с помощью готовых заданий. Это ускоряет работу и сокращает количество ошибок.
В статье расскажем, как:
- создать процесс
- настроить стадии
- добавить задание
- добавить элемент
Создать процесс
1–3. Перейдите в раздел Автоматизация > RPA > Список RPA.
4. Нажмите Новый процесс.
Заполните карточку процесса:
- Название — придумайте понятное название вместо стандартного, так вам будет легче ориентироваться в списке процессов.
- Перемещать элементы во вторую стадию после создания — отключите опцию, если важно перемещать элементы между стадиями вручную.
- Запуск — укажите сотрудников, которые смогут запускать процесс.
- Поля, которые нужно заполнять при запуске процесса — создайте нужные поля. Например, для согласования отпуска это могут быть: Название, Дата начала, Последний день отпуска, Тип отпуска.
- Права доступа — укажите, кто из сотрудников сможет редактировать процесс.
- Изображение процесса — выберите подходящую иконку.
Сохраните изменения.
Настроить стадии
Стадии помогают отследить, на каком этапе находится элемент процесса — от начала до завершения. Например, в процессе согласования отпуска могут быть стадии: Заявление → Утверждено руководителем → Утверждено бухгалтером → Отпуск согласован. Это помогает сотрудникам и руководителям понимать текущий статус и быстрее принимать решения.
Вы можете добавлять, редактировать или удалять стадии.
Откройте процесс и нажмите Настройки (⚙️) > Настройки стадий.
Добавить задание
Задание — это действие, которое нужно выполнить на определенной стадии процесса. Например, ознакомиться с документом или утвердить отпуск. Есть четыре шаблона заданий.
- Утвердить или отклонить — подходит для процессов, в которых нужно принять решение. Например, руководитель может утвердить заявку на командировку или отклонить ее с указанием причины.
- Запросить информацию — применяется, когда для продолжения процесса нужно больше данных, помогает получить недостающие сведения или документы. Например, бухгалтер может воспользоваться этим типом задания, чтобы запросить у сотрудника подтверждающие документы для возмещения расходов.
- Ознакомиться с информацией — помогает подтвердить факт, что участник процесса получил документ или уведомление.
- Просто передвинуть — подходит для ситуаций, в которых элемент нужно переместить на следующую стадию без изменений. Например, секретарь может проверить, как оформлено заявление, и передать его на согласование руководителю.
Для каждой стадии можно настроить свое задание.
1. Нажмите Добавить задание.
2. Выберите шаблон задания и настройте его.
Нажмите кнопку Роботы, чтобы:
- увидеть все настроенные задания по стадиям
- узнать, какие роботы их выполняют
- добавить новых роботов, которых нет в шаблоне заданий.
Добавить элемент
Элемент — это карточка, которая проходит по стадиям процесса. Например, в процессе согласования отпуска элементом будет заявление конкретного сотрудника.
1–2. Нажмите Добавить и заполните поля карточки.
3. Чтобы отредактировать поле, нажмите Настройки (⚙️) рядом с его названием.
4. При необходимости выберите поля из списка или создайте новые.
5. Сохраните изменения.
- Список — удобен для детального анализа, сортировки и массового удаления элементов.
- Канбан — показывает, на какой стадии находится элемент, помогает отслеживать прогресс и распределять нагрузку на исполнителей.
Коротко
- RPA (Robotic Process Automation) — это инструмент для автоматизации рутинных задач компании: согласования отпусков и командировок, утверждения счетов и договоров, создания задач и других повторяющихся действий.
- Количество процессов, которые можно автоматизировать в RPA, зависит от тарифа.
- Чтобы автоматизировать рутинную задачу с помощью RPA нужно создать процесс, настроить стадии и добавить задания. После этого сотрудники могут добавить элемент и перемещать его по стадиям.
- Чтобы создать новый процесс, перейдите в раздел Автоматизация > RPA > Список RPA.
