После переписки с клиентом менеджеру приходится перечитывать письма, вспоминать договоренности и переносить информацию в CRM. BitrixGPT помогает сократить эту рутину: выделяет главное из переписки и заполняет поля карточки CRM данными из письма.
Обработка писем с помощью BitrixGPT доступна на коммерческих тарифах. Условия зависят от доменной зоны Битрикс24.
Ручной запуск можно использовать во всех доменных зонах — он расходует запросы к BitrixGPT.
В статье расскажем, как:
- настроить CRM для обработки писем,
- обработать письмо с BitrixGPT вручную,
- запустить отдельное действие BitrixGPT,
- создать дело из письма.
Как настроить CRM для обработки писем
Чтобы сотрудник мог обрабатывать письма с помощью BitrixGPT, включите нужные AI-сценарии, проверьте права доступа и выберите режим обработки.
Включить BitrixGPT в CRM. Активируйте AI-сценарии в настройках Битрикс24. Например, чтобы BitrixGPT смог составить резюме письма и заполнить поля, включите опции BitrixGPT для резюме разговора и BitrixGPT для заполнения полей в CRM.
Проверить права доступа. Выдайте сотруднику права доступа на изменение элемента CRM. Например, чтобы обработать письмо в сделке, у сотрудника должны быть права на изменение сделок.
Как настроить права доступа к делам в CRM
Настроить режим обработки писем в CRM. По умолчанию в лидах и сделках BitrixGPT автоматически обрабатывает первое входящее письмо: составляет резюме и заполняет поля в карточке. В настройках можно выбрать другой вариант: ручной запуск или автоматическую обработку всех входящих, всех исходящих или всех писем.
Как обработать письмо с BitrixGPT вручную
BitrixGPT обрабатывает письма, которые отображаются в таймлайне карточки CRM. Если письмо привязано к нескольким сделкам, запустите обработку в карточке последней созданной сделки. Если письмо привязано к лиду и сделке, запустите BitrixGPT в карточке сделки.
Запустить обработку письма. BitrixGPT обрабатывает письма в два этапа: составляет резюме и заполняет поля в карточке CRM. Для ответа использует язык, указанный в настройках BitrixGPT в CRM.
- В главном меню слева перейдите в раздел CRM и откройте нужную вкладку, например, Сделки.
- Откройте карточку CRM и нажмите кнопку Заполнить поля в блоке любого письма.
- После анализа в блоке письма появится отметка Обработано BitrixGPT, а кнопка Заполнить поля станет недоступна.
Посмотреть резюме. При обработке BitrixGPT выделит главное из переписки.
Чтобы открыть резюме, в таймлайне карточки CRM нажмите отметку BitrixGPT составил резюме письма. Откроется вкладка с кратким содержанием — оно поможет вспомнить, о чем договорились с клиентом.
Проверить заполненные поля. BitrixGPT заполнит пустые поля карточки данными из переписки и отметит их иконкой со звездой.
В контактах и компаниях BitrixGPT заполняет только поля этих карточек — например, телефон, e-mail, адрес, должность или реквизиты. Поля сделки, например сумму или способ оплаты, он не добавит. Чтобы заполнить их, запустите обработку в карточке сделки.
Подтвердить замену данных. Если в поле уже есть значение, BitrixGPT предложит оставить его или заменить новым. В таймлайне появится статус Ждет разрешения. Нажмите Подтвердить поля и выберите нужный вариант. Если сомневаетесь, откройте резюме переписки и проверьте детали.
Как посмотреть статусы в канбане.
- Поля заполнены — BitrixGPT добавил данные, можно продолжать работу со сделкой.
- Ждет разрешения — BitrixGPT предлагает заменить значения полей. Откройте карточку и подтвердите нужный вариант.
Как запустить отдельное действие BitrixGPT
В карточке CRM можно запустить отдельное действие, например, составить резюме переписки или заполнить поля. BitrixGPT проанализирует все письма из карточки.
В таймлайне карточки CRM откройте меню письма — нажмите Три точки (...) > BitrixGPT.
Выберите нужное действие:
- Резюме письма — составить резюме всех писем из карточки.
- Заполнить поля — заполнить поля в карточке CRM данными из письма.
- Создать дело из письма — проанализировать письмо и создать дело на его основе. Доступно в карточках лида и сделки.
- Полная обработка письма — последовательно выполнить все действия: подготовить резюме, заполнить поля и создать дело. Создание дела доступно в карточках лида и сделки.
Выполненное действие исчезает из меню.
Как создать дело из письма
Если не настроено автоматическое создание дел по итогам переписки, сценарий можно запустить вручную в карточке лида или сделки. BitrixGPT проанализирует все письма.
В таймлайне карточки лида или сделки откройте меню письма — нажмите Три точки (...) > BitrixGPT.
Выберите вариант:
- Создать дело из письма — BitrixGPT проанализирует все письма в карточке и создаст дело без запуска остальных действий.
- Полная обработка письма — BitrixGPT автоматически проанализирует все письма из карточки, составит резюме, заполнит поля в карточке и создаст дело.
Тип дела зависит от того, насколько письмо релевантно.
Фиолетовое дело — переписка содержательная. BitrixGPT создает дело с кратким описанием, менеджер видит, что нужно сделать дальше.
Когда задача выполнена, закройте дело — нажмите кнопку Выполнено. Если нужно изменить содержимое дела, нажмите Редактировать.
Желтое дело — письмо нерелевантное: спам или рассылка. BitrixGPT создает дело с пометкой Нужна реакция и предлагает добавить контакт в стоп-лист.
Выберите вариант действия:
- Нажмите Отказаться — дело закрывается, лид или сделка остаются. Когда придет новое письмо, можно запустить обработку заново.
- Нажмите Да, добавить > Продолжить — контакт попадает в стоп-лист, лид или сделка удаляются.
Коротко
- BitrixGPT анализирует переписку, составляет резюме и заполняет поля CRM данными из писем.
- Обработку писем можно запускать вручную или автоматически. В контактах и компаниях доступен только ручной запуск.
- В карточке CRM можно отдельно запустить резюме, заполнение полей или создание дела либо выполнить полную обработку письма.
- Если в поле уже есть информация, BitrixGPT предложит оставить текущее значение или заменить его новым.
- По итогам письма BitrixGPT может создать дело и подсказать следующий шаг.
