В Битрикс24 можно создавать базы знаний — онлайн-справочники с понятной навигацией и встроенным поиском. В них удобно хранить инструкции, регламенты и другие полезные материалы.
Гибкая настройка прав позволяет управлять доступом к информации. Например, базу знаний о рабочих процессах можно открыть для всех сотрудников, а инструкции по согласованию договоров — только для юридического отдела. Доступ к нужной информации помогает новичкам быстрее адаптироваться, а команде — работать по единым правилам.
В статье расскажем:
- о типах баз знаний
- как настроить права доступа
- как работать с базами знаний.
Типы баз знаний
База знаний компании подходит для информации, которая нужна всем сотрудникам или нескольким отделам. Например, если в компании регулярно выходят новые сотрудники, создайте онлайн-справочник для адаптации. Добавьте в него информацию о компании, список ответственных сотрудников, нужные программы и задачи на первую неделю.
Все базы знаний компании собраны в разделе База знаний — он доступен с компьютера и в мобильном приложении Битрикс24.
Базы знаний компании в Битрикс24 на компьютере
Базы знаний в мобильном приложении Битрикс24
Онлайн-справочники можно добавить в разделы, группы и проекты, чтобы сотрудники открывали материалы там, где они нужны для работы. Например, в разделе CRM удобно прикрепить регламент работы с клиентами, а в группе — инструкцию по передаче задач между отделами.
База знаний компании «Регламент работы с клиентами» добавили в раздел CRM
База знаний группы или проекта. Подходит для материалов, с которыми работают только участники конкретной группы или проекта. Например, в группу «Маркетинг» удобно добавить инструкцию по запуску рекламной кампании.
Настроить права доступа
В Битрикс24 можно гибко настраивать права доступа к разделу База знаний и отдельным онлайн-справочникам. Это позволяет открывать материалы сотрудникам в нужном объеме и защищать содержимое от случайных изменений.
Для одной роли можно задать разные права доступа к разделу «База знаний» и конкретной базе знаний
Как работать с базами знаний
Оформить базу знаний. Чтобы сотрудникам было проще находить информацию, можно создать разделы и подразделы, добавить текст, изображения, видео и файлы с Битрикс24 Диск. Если в базе знаний несколько однотипных страниц, скопируйте готовую и используйте как основу для новых материалов.
Отследить просмотры. В базе знаний есть счетчик просмотров для каждой страницы. По этим данным можно обновить устаревшие материалы или вынести самые важные инструкции в начало базы. Счетчик показывает два значения:
— количество уникальных посетителей. Если сотрудник открыл страницу несколько раз, счетчик засчитает только первый просмотр.
— общее число просмотров.
Скопировать. Базу знаний можно экспортировать и импортировать. Это позволяет перенести готовую структуру и материалы в другой Битрикс24 или быстро создать похожую базу в текущем.
Удалить. Если база знаний больше не актуальна, переместите ее в Корзину. В течение 30 дней ее можно восстановить, если удалили случайно или материалы снова понадобились.
Коротко
- Базы знаний — это онлайн-справочники с понятной навигацией и встроенным поиском. В них удобно хранить инструкции, регламенты и другие полезные материалы.
- База знаний компании подходят для материалов, которые нужны всей компании или конкретным отделам. Они доступны в разделе База знаний на компьютере и в мобильном приложении Битрикс24.
- Базы знаний компании можно добавлять в разделы, группы и проекты.
- База знаний группы подходит для материалов, которые нужны только участникам конкретной группы или проекта.
- Можно настроить права доступа к разделу База знаний и к отдельным базам знаний компании, групп и проектов.
- Базы знаний можно оформлять под свои задачи, оценивать по просмотрам, копировать и удалять.
