CRM Портал транспортной компании Казинтерплюс

Краткая информация о клиенте.

Транспортная компания «KazInterPlus» специализируется на международных, автомобильных перевозках груза. Данные услуги успешно оказывает на протяжении нескольких лет. В арсенале компании — автомобильный парк с грузовиками Mercedes-Benz Actros. Перевозки осуществляются по странам Россия, Китай, Узбекистан, Киргизия, Афганистан, Украина. Профессиональный состав компании 70 - 80 сотрудников, состоящий из механиков, водителей, бухгалтеров, офисных работников.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.

До внедрения портала bitrix24 компания сталкивалась со следующими проблемами и потребностями:

1. Число водителей возрастало, и контроль за исполнением задач был ограничен;

2. Сложность в отслеживании местоположения автотранспорта, который в рейсе;

3. Для клиента компании не была доступна информация о стадии груза;

4. Не автоматизированы процессы бухгалтеров, сотрудников по работе с клиентами, вручную создавались документы (договора, заявки на перевозку, путевые листы);

5. Сложность в обмене информацией с водителями в рейсе.

6. Не автоматизированы кадровые процессы: прием, увольнение. Получение всевозможных документов для водителей, сертификатов, виз и пр;

7. Расчет затрат и выплат по перевозке был затруднителен;

8. Не было общего информационного пространства для сотрудников, мессенджер, чат, живая лента компании;

9. Ведение компаний (контакты, договора, прочая информация) было на бумагах вручную.

Задачи, которые были выделены совместно с партнером bitrix24 Onelab:

1. Создать личный кабинет для клиента компании, с возможностями: регистрации, подачи заявки, отслеживание заявок;

2. Интеграция Bitrix24 с 1С Предприятием: обмен справочниками, автоматическое создание документов в 1С;

3. Автоматизация задач водителей и остальных сотрудников;

4. Необходимо было создать функционал позволяющий без проблем отследить груз, машину или водителя;

5. Планировалось интегрировать портал с GPS системой отслеживания;

6. По перевозкам необходимо четко получать данные по затратам, выплатам водителю, прибыли;

7. Автоматизация движения документов (документооборот): создание, утверждение, уведомления ключевых фигур процессов;

8. Внедрить учет, ведение компаний. Автоматизировать процессы: создание, утверждение договоров;

9. Автоматизировать кадровые процессы: прием, увольнение;

10. Автоматизировать большинство бумажных работ компании: получение виз, получение сертификатов Казато и прочее.

Условия:

1. Все системы и информация компании должны была физически располагаться на ее территории, поэтому было решено использовать коробочную версию CRM;

2. Всей информацией должен владеть директор, бизнес-процессы, задачи сотрудников, утверждение ключевых документов, договоров, заявок;

3. Во всех процессах компании должно быть задействовано как можно меньше людских действий и решений, то есть автоматизация как можно большего количества бизнес процессов;

Проанализировав задачи и потребности клиента, в качестве инструмента для реализации проекта был выбран наиболее подходящий продукт Bitrix24. Директор уже слышал про Bitrix, поэтому был произведен поиск золотых партнеров, и в результате для реализации задач была выбрана “Веб студия Onelab”.

Процесс внедрения, особенности проекта.

Внедрение проекта было разделено на следующие этапы:

1. Обследование бизнес процессов компании, выделение задач. Сбор информации, общение с персоналом.

2. Написание технического задания.

3. Архитектура, проектирование: аппаратная, сетевая, взаимодействие между подсистемами.

4. Разработка, реализация проекта.

5. Тестирование.

6. Перенос проекта на боевые сервера.

7. Тестовая эксплуатация.

8. Поддержка, модернизация проекта.

Компания заказчик и компания исполнитель находятся в разных городах, это никак не повлияло на качество исполнения работ. Выезд на место потребовался только в момент обследования фирмы для написания технического задания.

Сложно выделить приоритетные объекты автоматизации, одинаково важно было автоматизировать работу клиента, бухгалтера, механика, и водителя. Но все таки основной приоритет отдавался бухгалтерским процессам, и задачам водителя. Для решения задач очень много внимания уделялось инструменту “Бизнес-процессы CRM”.

Проблемы и решения в области автоматизации процессов водителя:

1. В течении разработки бизнес-процесса схема очень разрослась и дальнейшая его разработка и поддержка стали затруднительными. В схеме было очень много “ветвлений” в зависимости от разных условий. На ход процесса могло повлиять поле документа, действие пользователя, выбранный маршрут перевозки. Решением данной проблемы было разбиение основной схемы на несколько маленьких.

2. Водителям нужно было как-то взаимодействовать с порталом, выполнять задачи, в живую ленту скидывать информацию о своем местоположении, состояние груза и пр. информацию. В данной ситуации очень пригодилось мобильное приложение Bitrix24. Каждому водителю было выдано планшетное устройство, где он мог выполнять все эти действия. Наличие этого приложения значительно сократило время на разработку решения. Преимуществ от использования было очень много.

3. Были незначительные проблемы с обучением водителей. Но четкие и простые инструкции решили все проблемы.

Проблемы и решения в области автоматизации задач бухгалтера:

1. Необходимо было автоматически формировать договор для клиента и выслать ему на почту. Для решения был выбран инструмент “Конструктор документов”. С его помощью можно на основании данных, введенных о компании, и с заранее подготовленных шаблонов сформировать документ в формате DOCX или PDF и выслать его на почту.

2. Несколько задач были внедрены в боевой процесс без достаточного тестирования. Это вылилось в пару мелких конфликтов между разработчиками и бухгалтерами, также была нарушена нумерация важных документов в 1С. Решением данной проблемы стало: в дальнейшем ни при каких условиях не выпускать обновления системы без досконального тестирования.

Решения в архитектуре:

1. Скорее не проблемой, а сложным вопросом было проектирование взаимодействий разных подсистем с порталом. В качестве узлов можно выделить 1С, официальный сайт (находящийся на другом хостинге) и портал bitrix24. Выбор протокола обмена очень важный момент с точки зрения безопасности. Между узлами был использован протокол SOAP.

2. Так как портал взаимодействует с внешними системами, очень много внимания уделялось безопасности. Грамотно настроенные политики безопасности, хостинг, системы резервного копирования и правильно растущие руки помогли в решении.

3. Поскольку основным требованием является нахождение портала в здании компании, условия расположения серверов не совсем соответствуют тем которые бывают в специализированных датацентрах. Несколько раз подводил местный сетевой провайдер, несколько раз отключалось энергоснабжение, все это влияло на бесперебойную работу системы. Решением в данной ситуации стал перенос системы в Датацентр, а вопросы конфиденциальности информации четко оговаривались. Была дана гарантия о неразглашении.

4. Синхронизация справочников 1С. До внедрения портала bitrix24, основным источником информации было 1С. По требованиям директора, необходимо было создание первичных данных (справочников) перенести в портал. То есть нужно было реализовать принцип “Сначала создается в портале, потом переносится в 1С”. Справочников и документов оказалось немало. В результате сложной работы ведение ключевых справочников (списков), документов было перенесено в портал, и настроена синхронизация между CRM -> 1C.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

Модули, которые чаще всего используют:

1. В процессе работы портала сотрудники активно используют раздел CRM (Лиды, Компании, Сделки). Функционал лидов в условиях особенности компании используются для ведения других данных, а точнее первичных заявок от клиента. В течении бизнес-процесса первичная заявка превращается в сделку, в которой и протекает основной, самый большой бизнес-процесс, охватывающий большинство отделов компании.

2. Также очень активно используются инструмент  “Списки”. С его помощью реализованы все ключевые справочники.

3. Используется инструмент “Диск”, в основном для хранения автоматически сформированных договоров.

4. Как было описано ранее, сотрудниками активно используется мобильное приложение Bitrix24

Достигнутые цели:

1. Для клиентов. Реализован личный кабинет. Подача и отслеживание заявок;

2. Для бухгалтеров. Автоматизация почти всех задач. Со стороны специалиста требуется только наблюдать и распечатывать итоговые данные.

3. Для водителей. Почти полное исключение остальных средств коммуникации с головным офисом. Все делается через мобильное приложение.

4. Для механиков. Также автоматизированы особо важные бизнес-процессы.

5. Для всех сотрудников в целом общее информационное пространство, для взаимодействия друг с другом (чаты, группы, живая лента, приватный мессенджер).

6. И наконец, для руководителя. Полное владение всей информацией, структурированность информации, легкая доступность к информации. Контроль всего персонала без промежуточных руководителей с помощью сгруппированных задач, для каждого отдела создана своя группа. За счет автоматизации исключено нескольких штатных единиц, следовательно уменьшение затрат на выплату заработных плат. Участие в утверждении важных документов, документооборот, избавление сотрудников от бумажной волокиты и многое другое.

Впечатления о продукте Bitrix24.

Директор компании Kazinterplus:

«В целом, нам очень понравился продукт Bitrix24. Он помог решить большинство наших проблем. Очень хорошо, что решение внедрено комплексно, захватив существующие подсистемы компании. Производительность персонала возросла, эффективность выполнения задач тоже. Хотел также выразить благодарность Веб студии Onelab за профессиональную работу, ребята очень отзывчивые и компетентные».