Внедрение комплексной CRM-системы для автоматизации продаж и логистики компании EXDEL

EXDEL — транспортно-логистическая компания, работающая с 2015 года. Мы обеспечиваем международные и внутренние перевозки всеми видами транспорта, а также предоставляем услуги хранения и обработки грузов. Собственный терминал в Актау и широкая партнерская сеть позволяют нам эффективно доставлять грузы по Казахстану, СНГ, Азии, Ближнему Востоку и Европе.

Компания обратилась с целью создать единую CRM-систему, объединяющую продажи и логистику, исключающую ручные расчёты, ошибки и затраты времени на подготовку документов.

Ключевые задачи включали:

Для отдела продаж

• Создать цикл работы с клиентом: входящие обращения, холодные звонки.
• Автоматизировать процесс передачи заявок на расчёт стоимости.
• Исключить дубли клиентов и сохранять историю всех коммуникаций.
• Упростить взаимодействие менеджеров и логистов.

Для отдела логистики

• Создать полноценный цифровой контур работы с перевозками.
• Автоматизировать создание заказов на основании расчётов или вручную.
• Организовать учёт грузов, маршрутов, рейсов, машин и водителей.
• Реализовать мультимодальные перевозки.
• Автоматизировать формирование договоров, ТТН, ТН и сопроводительных документов.
• Встроить калькуляцию маржинальности и расходы по заказу.
• Настроить контроль оплаты, счетов и сроков закрытия этапов.

Дополнительно необходимо было:

• Повысить прозрачность между отделами.
• Сократить время на подготовку документов и расчётов.
• Создать единую систему аналитики по марже, оплатам и статусам перевозок.
• Упростить управление заказами на всех этапах.

В рамках проекта создана комплексная CRM-экосистема, состоящая из двух интегрированных модулей — Продажи и Логистика.

1. Блок продаж

Воронка входящих обращений

• Автоматическое создание клиента и сделки.
• Определение источника обращения (телефония, сайт, мессенджеры).
• Квалификация и назначение ответственного.

Воронка холодных звонков

• Структурирование всех попыток контакта.
• Хранение истории звонков и результатов.
• Контроль повторных действий.

Смарт-процесс «Запрос на просчёт»

Связующая сущность между менеджерами и логистами.

Что реализовано:

• Менеджер формирует запрос из сделки в один клик.
• Указывает параметры груза, маршрут, требования.
• Логисты получают уведомление и просчитывают стоимость.
• Результат расчёта автоматически возвращается в сделку.

Это позволило полностью исключить пересылку файлов и устные договорённости.

2. Блок логистики

Создан полноценный модуль управления перевозками, закрывающий весь цикл доставки — от расчёта до закрытия заказа.

Создание заказов

Варианты основания:

• запрос на просчёт,
• сделка,
• ручное создание.

Структура логистического заказа включает:

• грузы с параметрами (вес, объем, тип, условия),
• рейсы и маршрутные сегменты,
• автотранспорт и прицепы,
• водителей,
• планирование этапов и дат,
• статусы выполнения на всех этапах перевозки.

Мультимодальные перевозки

Реализована работа с несколькими видами транспорта:

• авто + авиа,
• авто + ЖД,
• авто + море.

Каждый сегмент фиксируется отдельно, но рассчитывается в рамках единого заказа.

Автоматическая генерация документов

Система формирует комплект документов:

• договор-заявку,
• основной договор,
• ТТН,
• ТН,
• дополнительные сопроводительные документы.

Формирование документов занимает 1–2 минуты вместо ручного ввода.

Калькуляция сделки

Встроенная система расчётов:

• автоматический подсчёт себестоимости,
• учёт расходов (подрядчики, топливо, сервисы, стоянки),
• автоматический подсчёт маржинальности,
• сигналы при низкой марже,
• прогнозирование прибыли.

Финансовый контроль

Внедрены функции:

• авторасчёт сроков оплаты,
• контроль входящих и исходящих платежей,
• учёт счетов, статусов и документов,
• напоминания и задачи по оплатам.

Реализация CRM-системы позволила Exdel полностью оцифровать процесс продаж и логистики — от первой коммуникации с клиентом до закрытия перевозки и расчётов.

Ключевые результаты проекта:

Для отдела продаж

• Вся работа с клиентами структурирована в Bitrix24.
• Заявки не теряются, менеджеры работают по единым стандартам.
• Запросы на расчёт передаются логистам автоматически, без ошибок.
• Скорость обработки обращений выросла в 1,5–2 раза.

Для отдела логистики

• Появился единый цифровой контур работы с перевозками.
• Время на расчёт стоимости сократилось на 40–60%.
• Формирование документов занимает минуты вместо ручного оформления.
• Все этапы перевозки, грузы, транспорт и водители под контролем.
• Реализована аналитика по марже, расходам и profitability каждого заказа.

Для финансового блока

• Контроль сроков оплат автоматизирован.
• Полная прозрачность входящих/исходящих платежей.
• Снижен риск ошибок и задержек в расчётах.

Для руководства

• Доступна сквозная аналитика по продажам, логистике, доходности и эффективности.
• Прозрачность процессов повысилась, а скорость принятия решений выросла.

Exdel получила полноценную CRM-платформу, объединяющую продажи, расчёты логистов, мультимодальные перевозки, документы и финансы. Компания значительно сократила ручной труд, ускорила взаимодействие между отделами и повысила управляемость логистических операций.