Образовательный комплекс «ИНТЕЛЛЕКТ» (kursy.kg)

Образовательный комплекс «ИНТЕЛЛЕКТ» — крупная школа немецкого языка и центр по отправке студентов на работу и обучение в Германию и Австрию. Компания работает с 2010 года, имеет официальную лицензию и большой поток обращений из социальных сетей и мессенджеров. Из-за роста спроса и сезонных пиков—летних и зимних наборов—руководство столкнулось с неуправляемостью входящих заявок. 

Задачи клиента

Клиент обратился с задачей полностью систематизировать коммуникации, наладить контроль менеджеров и сделать все процессы прозрачными: обучение, консультации, запись на курсы, визовое сопровождение.

До внедрения Битрикс24 сотрудники принимали заявки вручную через личные аккаунты, что приводило к потере контактов, дублированию учеников и постоянным ошибкам. Не было общей базы, количественной аналитики и контроля за работой менеджеров, невозможно было отследить, кто кого консультировал и на каком этапе находится заявка. Руководителю требовалась простая, но чёткая система, которая позволит видеть реальную загрузку, конверсию по каждому менеджеру, объём поступающих лидов и эффективность каналов. Задача также включала настройку базовых воронок, чтобы ученики не «зависали» между этапами, и обучение команды работе в CRM.

Решение задачи

Для «ИНТЕЛЛЕКТ» реализовано полноценное базовое внедрение CRM с адаптацией под специфику обучения и отправки студентов за границу. Мы настроили адрес портала и интегрировали два основные каналы коммуникации, чтобы все сообщения подтягивались непосредственно в CRM, без участия личных устройств менеджеров. Были подключены корпоративный почтовый ящик, созданы две воронки: «Лиды» и «Сделки», точно повторяющих жизненный цикл обращения — от первого контакта до записи на курс или оформления документов.

Мы подключили пользователей, распределили права и доступы, настроили автоматическое распределение входящих обращений, чтобы нагрузка была сбалансированной и ни один ученик не оставался без ответа. Настроили кастомные поля для фиксирования ключевых данных: язык, курс, дата старта, уровень, этап визовой подготовки. Внедрили напоминания и роботов, чтобы менеджеры не забывали перезвонить, уточнить документы или назначить консультацию. Интегрировали IP-телефонию, соцсети и мессенджеры, протестировали работу каналов и проследили, чтобы заявки корректно попадали в нужные воронки. Подготовили индивидуальную видеоинструкцию и провели полноценное обучение сотрудников.

Результат

После внедрения «ИНТЕЛЛЕКТ» получил структурированную, прозрачную и полностью управляемую CRM-систему. Все входящие обращения—из соцсетей, мессенджеров и почты—теперь автоматически попадают в одну базу, распределяются между менеджерами и фиксируются в системе. Руководитель получил инструменты контроля: кто вёл диалог, как быстро отвечал, сколько заявок обработано, на каких этапах «зависают» ученики и какая конверсия по менеджерам. Исчезла проблема дублирующихся контактов и потерянных обращений: теперь все данные хранятся в одном месте.

Благодаря двум грамотно настроенным воронкам менеджеры работают пошагово, без хаоса, чётко понимают, что делать на каждом этапе — от консультации до оформления на курс. Напоминания и автоматизации избавили сотрудников от рутины и увеличили скорость обработки заявок. Руководитель получил аналитику по воронкам, статусам, эффективности каналов, динамике обращений по сезонам. Команда обучена работе в CRM, а видеоинструкция позволяет быстро вводить в должность новых сотрудников. Итог — повышение конверсии, рост качества обслуживания и полностью прозрачный процесс записи студентов на обучение и дальнейшее визовое сопровождение.