PROVITAMINS

О Клиенте

PROVITAMINS — магазин витаминов и полезных добавок с онлайн-платформой provitamins.kg и собственной оффлайн-точкой. Компания активно растёт, постоянно расширяет ассортимент, запускает новые рекламные активности и работает с потоком входящих заявок из разных каналов. Однако в процессе масштабирования возник ряд проблем, связанных с отсутствием чёткой системы обработки обращений и отсутствием единого центра управления продажами.

Задачи клиента

Клиент столкнулся с тем, что заявки из мессенджеров, соцсетей и сайта обрабатывались вручную, часть сообщений терялась, а информация о покупателях не систематизировалась. Не было единого инструмента для учёта предзаказов, а возвращающиеся клиенты попадали в обработку хаотично.

Кроме того, PROVITAMINS требовалось наладить внутренние процессы между отделами — маркетингом, закупками и финансами. У команды маркетинга отсутствовала единая воронка для фиксации результатов рекламных активностей, отдел закупок не имел прозрачной системы учёта запросов на пополнение остатков, а финансовый отдел работал без CRM-контроля запланированных платежей. Компания хотела выстроить системный процесс работы с постоянными клиентами, избежать потери заказов и обеспечить прозрачную аналитику для руководства.

Также PROVITAMINS нуждались в структуре распределения заявок, ограничении прав доступа сотрудников, автоматизации рутинных задач, интеграции сайта, а также обучении команды работе в CRM, поскольку ранее никакой системы не использовали. Главная задача — создать полностью рабочую CRM-среду, которая позволит компании расти без хаоса и ручной работы.

Решение задачи

Для PROVITAMINS мы развернули и настроили полноценный CRM-портал с учётом особенностей их бизнеса. Первым этапом стала настройка адреса портала и интеграция ключевых каналов коммуникации: мессенджеров, социальных сетей и формы обратной связи с сайта provitamins.kg. Все заявки с сайта теперь автоматически передают имя клиента, телефон и прочую информацию в карточку CRM, что исключает потерю данных и ускоряет работу менеджеров.

Мы подключили пользователей, настроив каждому индивидуальные права и уровни доступа. Реализовали распределение заявок между сотрудниками, чтобы обращение моментально попадало к ответственному менеджеру. Настроены кастомные поля и адаптированная карточка сделки для удобной фиксации всех параметров заказа.

Создали смарт-процесс «Предзаказ», через который фиксируются и контролируются постоянные клиенты, чтобы исключить потерю повторных продаж и дать руководству возможность прогнозировать спрос. Дополнительно были созданные отдельные воронки: маркетинговая воронка с этапами для отслеживания эффективности рекламных активностей, воронка «Закупки» — для контроля пополнения ассортимента, а также воронка финансового отдела с этапом «Платёж запланирован».

Мы организовали логику автоматизации, настроили роботов с напоминаниями, добавили нужные подсказки и поля. В завершение подготовили индивидуальную видеоинструкцию и провели обучение для всей команды, чтобы сотрудники уверенно работали в новой CRM-системе.

Результат

После внедрения CRM PROVITAMINS получили полностью систематизированный процесс обработки заявок и прозрачную структуру взаимодействия сотрудников. Все обращения теперь автоматически попадают в CRM, фиксируются, распределяются и контролируются. Благодаря интеграции сайта компания перестала терять заявки, а менеджеры обрабатывают клиентов быстрее и точнее, поскольку карточка сделки сразу содержит ключевую информацию о товаре и контактных данных клиента.

Смарт-процесс «Предзаказ» позволил компании наладить работу с постоянными клиентами и исключить ситуацию, когда повторный покупатель пропадает без обработки. Маркетинговая воронка дала возможность анализировать эффективность рекламных каналов и отслеживать путь клиента. Отдел закупок получил чёткий учёт запросов и контроль движения товаров, а финансовый отдел стал работать в CRM, фиксируя запланированные платежи.

Руководство получило прозрачную аналитику по всем этапам продаж, эффективности сотрудников и динамике обращений. Автоматизация задач и напоминаний существенно снизила ручной труд и повысила скорость обработки заказов. Команда полностью обучена работе в CRM, использует систему ежедневно и отмечает рост эффективности. PROVITAMINS перешли от хаотической обработки заявок к профессиональной системе управления продажами, готовой к масштабированию бизнеса.