Внедрение Битрикс24 для систематизации клиентского сервиса и автоматизации продаж в Soft Key

Компания Soft Key столкнулась с рядом проблем, которые мешали эффективному управлению растущим бизнесом. Основные проблемы заключались в следующем:

1. Неэффективность обработки заявок: Все обращения клиентов фиксировались вручную, что приводило к потере данных, дублированию информации и задержкам в ответах.

2. Отсутствие централизованной базы клиентов: Каждый отдел работал в отдельных системах или таблицах, что осложняло мониторинг и управление сделками, а также препятствовало общему контролю за процессами.

3. Ручной документооборот: Подготовка и отправка договоров занимала много времени, а также была подвержена ошибкам из-за вручную заполняемых данных.

4. Отсутствие автоматизации процессов: Большая часть работы, включая контроль задач и анализ показателей, выполнялась вручную, что замедляло процессы и снижало эффективность.

Компания нуждалась в интегрированной системе, которая позволила бы:

• Централизовать все обращения и процессы в одном месте;

• Автоматизировать обработку заявок и документооборот;

• Повысить эффективность работы сотрудников и контроль за выполнением задач.

Процесс внедрения CRM для Soft Key: Шаги и решения

Шаг 1: Предпроектный анализ и аудит текущих процессов
На старте проекта мы провели детальный анализ существующих бизнес-процессов в компании Soft Key. Мы изучили, как происходила обработка заявок, ведение сделок и документооборот, а также взаимодействие между отделами.

• Задачи решались в следующих отделах:

  • Отдел продаж: проблемы с обработкой заявок, потерей лидов и ручным введением данных.

  • Отдел документооборота: необходимость ускорить подготовку и отправку договоров.

  • Руководство компании: контроль и аналитика по процессам.

Шаг 2: Проектирование и настройка CRM
На основе собранных данных мы спроектировали структуру CRM, которая включала пять отдельных воронок продаж для различных направлений:

1. Лиды — для регистрации первичных обращений.

2. Курсы — для управления обучающими программами.

3. 1C:Fresh — для обслуживания клиентов облачных решений.

4. Разработки — для индивидуальных заказов по автоматизации.

5. Консультации — для платных и бесплатных консультаций.

Это позволило разделить потоки клиентов и чётко настроить обработку заявок в зависимости от направления бизнеса.

Шаг 3: Автоматизация процессов
Мы настроили роботов и автоматические задачи для каждого этапа сделки в CRM. Это позволило автоматизировать ключевые процессы:

• Автоматическое распределение задач между менеджерами.

• Уведомления о сроках и важных этапах сделки.

• Автозаполнение данных в карточках клиентов, чтобы исключить человеческие ошибки.

Шаг 4: Автоматизация документооборота
Одним из важнейших аспектов был переход к автоматическому формированию документов. Мы настроили систему, чтобы:

• Шаблоны договоров генерировались автоматически на основе данных из сделки.

• Документы отправлялись клиентам прямо через CRM в один клик.

Этот шаг значительно ускорил процесс оформления договоров и снизил вероятность ошибок.

Шаг 5: Обучение сотрудников и запуск системы
После настройки CRM и всех необходимых автоматизаций мы провели обучение для сотрудников Soft Key:

• Менеджеры обучались работе с лидами, сделками и задачами.

• Руководители научились пользоваться аналитическими инструментами и отчетами для отслеживания эффективности.

• Отдел документооборота освоил генерацию документов и их обработку в CRM.

Шаг 6: Подключение аналитики и отчетности
Мы настроили дашборды и отчеты, которые предоставляют руководству всю необходимую информацию для принятия решений. Это включает:

• Аналитику по продажам и эффективности каждого сотрудника.

• Статистику по заявкам и сделкам.

• Прогнозы и динамику по ключевым направлениям бизнеса.

Задачи, решаемые проектом:

1. Отдел продаж: Улучшена обработка лидов, автоматизированы этапы сделок, исключены дублирования и потери данных.

2. Отдел документооборота: Ускорена подготовка и отправка договоров с помощью шаблонов и автозаполнений.

3. Руководство: Получение актуальных отчетов в реальном времени, улучшение прозрачности и контроля за бизнес-процессами.

4. Менеджеры и исполнители: Автоматические задачи и уведомления, ускорение выполнения работы, минимизация ошибок.

Этот подход позволил нам не только автоматизировать процессы, но и значительно улучшить взаимодействие между отделами, повысив общую эффективность бизнеса Soft Key.

Результаты внедрения CRM Битрикс24 для Soft Key

После внедрения CRM-системы Soft Key смогла значительно улучшить свои бизнес-процессы, что привело к конкретным и измеримым результатам:

1. Сокращение трудозатрат
   Внедрение автоматизации процессов позволило сократить трудозатраты сотрудников на обработку заявок и подготовку документов на 30-40%. Менеджеры больше не тратят время на ручной ввод данных и поиск информации в разных системах, что позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, таких как взаимодействие с клиентами и заключение сделок.

2. Ускорение обработки сделок
   Благодаря внедрению автоматических задач, уведомлений и роботов, время на обработку одной сделки сократилось на 25-35%. Это ускорило завершение сделок и позволило компании обрабатывать больше клиентов за тот же период времени.

3. Повышение доходности
   Система позволила улучшить конверсию лидов в сделки и средний размер сделки. За счет лучшего контроля и автоматизации процесса продаж, компания увеличила свою доходность на 20-30%.

4. Повышение прозрачности и аналитики
   Внедрение аналитических инструментов позволило руководству оперативно получать точные данные о производительности сотрудников и состоянии сделок. Это повысило прозрачность бизнеса и улучшило управление компанией.

5. Увеличение удовлетворенности клиентов
   Своевременная обработка обращений, быстрая генерация документов и четкое выполнение всех этапов сделок повысили удовлетворенность клиентов на 15-20% (по результатам опросов клиентов).