Настройка внутреннего документооборота в компании "КУРСИВ"
Компания поставила задачу перейти от разрозненного и частично бумажного документооборота к единой цифровой системе, которая обеспечивала бы скорость, прозрачность и контроль на всех уровнях. Для «Курсив» было критически важно наладить удобное и понятное согласование документов: служебных записок, внутренних приказов и финансовых данных. Дополнительную сложность создавала организационная структура — более пяти юридических лиц с собственными цепочками согласования и ответственными. Это требовало гибкой архитектуры, где роли и процессы чётко распределены.
Руководство также стремилось консолидировать данные для управленческой аналитики: видеть сводные показатели по всем подразделениям и оперативно принимать решения на основе достоверной информации. Таким образом, ключевые задачи включали цифровизацию процессов, унификацию согласований и создание прозрачной базы для аналитики и стратегического управления.
1. Анализ процессов
- Провели детальный аудит текущей структуры согласований и документооборота.
- Подготовили отчёт с выявленными узкими местами и рекомендациями по оптимизации.
- Согласовали пошаговый план внедрения автоматизации.
- Настроили отдельный справочник юридических лиц и закрепили за каждым роли и ответственных.
- Построили систему смарт-процессов, где каждый бизнес-процесс функционирует автономно, но интегрируется в единую систему управления.
- Для каждого процесса выстроена индивидуальная логика согласования, зависящая от типа документа и цепочки согласующих.
- Универсальные служебные записки: создан отдельный смарт-процесс, позволяющий формировать цифровые документы, запускать их на согласование и отслеживать статус на каждом этапе.
- Финансовая аналитика: реализован смарт-процесс, собирающий данные со всех согласований и процессов в единый справочник. На его основе сформирован дашборд с ключевыми показателями для руководителей.
- Цифровые рабочие места: сотрудники получили структурированную среду, где зоны ответственности чётко распределены, а процессы независимы и легко управляемы.
4. Индивидуальная настройка
- Учли специфику сложной организационной структуры «Курсив» — более пяти юридических лиц с разными цепочками согласования.
- Настроили гибкую систему бизнес-процессов, которая учитывает особенности каждого подразделения.
- Добились прозрачности и предсказуемости согласований даже при сложных маршрутах документов.
Проект позволил «Курсив» перейти на качественно новый уровень управления внутренними процессами: от согласования служебных записок до комплексной финансовой аналитики. Автоматизация на базе Битрикс24 помогла создать прозрачную, управляемую и эффективную систему документооборота, которая учитывает особенности сложной организационной структуры компании.
