Банкетный зал "Алтын Арашан"

1. О клиенте

Банкетный зал «Алтын Арашан» — это пространство для проведения торжеств, свадеб, юбилеев, корпоративов и других мероприятий в Бишкеке. В распоряжении заведения два зала: большой (на 120–300 гостей) и малый (на 30–80 гостей). Команда предоставляет не только аренду, но и полную организацию мероприятий под ключ.

С ростом количества обращений появилась потребность выстроить системный подход к обработке заявок и работе с клиентами.

2. Задачи клиента

Ранее вся работа с обращениями велась через мессенджеры и социальные сети вручную: сотрудники отвечали по очереди, фиксировали заказы в блокнотах или таблицах, путали даты и не всегда вовремя давали обратную связь. При увеличении потока клиентов это привело к перегрузке менеджеров, потере заявок, несогласованности действий и снижению качества обслуживания.

Также отсутствовал чёткий процесс перехода от первичного запроса к бронированию: клиенты спрашивали про зал, но часто «зависали» на этапе обсуждения, а менеджеры не знали, кто с кем уже говорил, и что было согласовано. Руководство не имело инструментов для оценки эффективности каждого сотрудника и контроля этапов сделок — всё держалось «на доверии». Требовалось внедрить понятную CRM-систему, чтобы автоматизировать и централизовать работу всей команды.

3. Процесс внедрения

После анализа задач и внутренних процессов «Алтын Арашан» мы предложили решение на базе Битрикс24, включающее базовую настройку CRM с интеграцией каналов связи, распределением заявок и обучением команды. Поэтапно были выполнены следующие работы:

·        ✅ Настроен индивидуальный адрес портала CRM;

·        ✅ Подключены ключевые каналы коммуникации, через которые приходит основной поток заявок;

·        ✅ Интегрирована корпоративная почта, чтобы деловые запросы и переписка также фиксировались в CRM (опционально);

·        ✅ Настроена воронка лидов — от первичного запроса до квалификации клиента (опционально);

·        ✅ Настроена основная воронка сделок: обсуждение, просмотр зала, согласование условий, бронь, завершение мероприятия;

·        ✅ Подключены пользователи, настроены права и доступы;

·        ✅ Настроено автоматическое распределение заявок между менеджерами, чтобы никто не оставался без работы и все обращения обрабатывались своевременно;

·        ✅ Записана персональная обучающая видеоинструкция, чтобы команда могла быстро адаптироваться к CRM и использовать её без лишних вопросов.

4. Особенности проекта

У проекта была особенность — небольшая, но активно работающая команда, которая не имела опыта работы в CRM, но была максимально вовлечена и заинтересована в результате. Мы адаптировали систему под их привычный ритм, сделав интерфейс простым и логичным. Важным моментом стало единое рабочее пространство для всех менеджеров — с общим доступом к заявкам, чтобы каждый мог подхватить общение с клиентом при необходимости.

Также воронка была адаптирована под специфику бронирований: в ней учтены этапы, такие как "Просмотр зала" и "Бронь", которые имеют значение именно для событийной сферы.

5. Результаты и преимущества внедрения

После внедрения CRM «Алтын Арашан» получил полный контроль над входящими заявками. Теперь все обращения — будь то из WhatsApp, Instagram или почты — автоматически попадают в систему и распределяются между менеджерами. Это устранило путаницу, двойную работу и человеческий фактор.

Процесс бронирования стал прозрачным: менеджеры ведут клиентов по этапам, фиксируют даты, условия, пожелания, и ничего не забывается. Руководство теперь может в любой момент зайти в CRM и увидеть, сколько клиентов в стадии обсуждения, сколько уже забронировали зал, и кто из менеджеров ведёт больше всего сделок.

Обучение команды прошло быстро — видеоинструкция позволила каждому сотруднику освоить систему без дополнительных затрат на обучение. В целом, благодаря внедрению CRM, команда стала работать слаженно, клиенты — получать более качественное и оперативное обслуживание, а руководство — больше понимать, как движется бизнес и где можно усиливаться.