Оцифровка и автоматизация продаж, закупок и логистики у дистрибьютора MG Motor

Задача клиента

С самого начала работы на рынке Казахстана компания Genertec сосредоточилась на создании основ бизнес-процессов и их автоматизации. Основные задачи включали:

• Настройку процессов закупки автомобилей у завода и создания базы авто.
• Обеспечение функционала для бронирования автомобилей дилерами.
• Создание кол-центра для обработки лидов и обращений клиентов.
• Организацию отдела продаж для реализации автомобилей.
• Создание отдела логистики для отправки автомобилей между дилерами.
• Интеграцию с 1С для обмена данными (счета, товары, контрагенты).

Клиент выбрал Битрикс24 за его возможности в автоматизации и интеграции и доверил реализацию проекта нам из-за нашего опыта в адаптации и настройке сложных бизнес-процессов.

Работа над проектом началась с аудита процессов и согласования карты всех этапов, которые требовали цифровизации и автоматизации. После согласования карты с участниками проекта мы приступили к детальной настройке системы Битрикс24 и внедрению специализированных доработок:

1. Функционал бронирования автомобилей: Для упрощения процесса бронирования была реализована доработка в виде кода, позволяющая сотрудникам помещать товар (автомобиль) в сделку, после чего он автоматически бронируется. Этот функционал исключает возможность добавления одного и того же автомобиля в несколько сделок, предотвращая дублирование и обеспечивая прозрачность работы с клиентами.
2. Доработка процесса закупок: Для облегчения работы с большими партиями автомобилей был настроен функционал массового добавления товаров в закупку. Это позволило значительно ускорить процесс обработки больших объемов данных и повысило оперативность закупочного процесса.
3. Автоматизация документации:
• Были разработаны и внедрены печатные формы документов, включая счета, накладные, договоры и товарно-транспортные накладные (ТТН).
• Настроена возможность массового создания и печати документов, что позволило минимизировать рутинные задачи сотрудников и ускорить документооборот.
• Договоры и основные формы были оцифрованы, чтобы все юридические и коммерческие документы находились в одном месте и были всегда доступны для сотрудников компании.
4. Процесс согласования счетов на оплату: Настроен процесс согласования счетов на оплату, включающий различные этапы утверждения, что позволило сократить время на согласование и повысить прозрачность по каждому этапу.
5. Интеграция с 1С: Проведена интеграция с 1С с настройкой двухстороннего обмена данными. Теперь данные по полям, товарам, контрагентам и статусам по оплатам автоматически синхронизируются между системами, что исключает возможность несоответствий и позволяет оперативно обновлять информацию по заказам и платежам.

Все функции были тщательно протестированы, после чего проведено обучение сотрудников для эффективного использования новых возможностей и сокращения времени на адаптацию к системе.

Проект по оцифровке и автоматизации бизнес-процессов компании Genertec дал следующие результаты:

·         Ускорение обработки заказов и управление запасами: Доработанный функционал бронирования исключил возможность двойного бронирования автомобилей, что улучшило прозрачность учета запасов и ускорило обработку сделок. Это также помогло оптимизировать работу отдела продаж и снизить вероятность ошибок.

·         Скорость и удобство массовых операций: Функция массового добавления автомобилей в закупки, а также массовое создание и печать документов, таких как счета, договоры и ТТН, значительно сократили трудозатраты сотрудников. В результате увеличилась оперативность выполнения задач и сократилось количество рутинной работы.

·         Повышение прозрачности финансовых процессов: Настроенный процесс согласования счетов на оплату улучшил контроль на каждом этапе, минимизировал задержки и сократил время на принятие решений.

·         Эффективность за счет интеграции: Двухсторонний обмен данными с 1С (по товарам, контрагентам и статусам оплат) обеспечил актуальность информации в обеих системах, устранив необходимость ручного дублирования данных и снизив вероятность ошибок. Автоматизация обмена данными также повысила скорость обработки заказов и финансовой отчетности.

Эти результаты позволили Genertec сосредоточиться на ключевых бизнес-задачах, повысить производительность и упростить контроль за операциями.