Обмен документами между Битрикс24 и сервисом ЭДО "IDOСS" для ТОО "Агрохимическая компания ДАРКАН ДАЛА"

Краткая информация о заказчике.
Компания «Даркан Дала» с 2012 года работает на сельскохозяйственном рынке Казахстана. Придерживаясь самых высоких стандартов, за это время из трейдинговой компании выросла до агрохимической компании с различными видами деятельности: цифровизация полей, автоматизированный отбор проб почв, проведение агрохимических обследований на самом современном лабораторном оборудовании, разработка систем питания индивидуально каждому клиенту и поставка различных удобрений отечественного и импортного производства.

С какими задачами к нам пришел заказчик?
Компания активно работает на сельскохозяйственном рынке Казахстана и имеет очень обширную базу клиентов. Практически все поставки и оказываемые компанией услуги проводятся в рамках заключаемых Договоров. В рамках цифровизации заключения и подписания Договоров с контрагентами заказчик использует сервис электронного документооборота (ЭДО) IDOCS. А для цифрового управления рабочими процессами и внутреннего документооборота использует Битрикс24. Проблема возникла, так сказать, «на стыке» этих двух систем, а именно: после цифрового согласования и подписания Договора с контрагентом в сервисе IDOCS, менеджерам, ответственным за этот процесс, приходилось в ручном формате выгружать документ, затем загружать его в Битрикс24 для архивирования. Это было крайне неудобно и отнимало много времени, поскольку таких документов очень много, особенно в пиковые сезонные месяцы.

Задача заключалась в следующем:
·       разработать механизм обмена данными между Битрикс24 и сервисом IDOCS;
·       разработать удобный формат хранения Договоров по требуемым условиям;
·       автоматическая выгрузка данных из IDOCS с автоархивацией;

Процесс внедрения, особенности проекта.
Данный проект имел ряд особенностей:
·       сервис IDOCS имел API, но документация была неактуальной;
·       в силу особенностей работы внешнего сервиса требовался промежуточный хаб для обмена данными;
Прежде чем предложить заказчику решение данной задачи, нами было сделано следующее:
·       провели изучение документации по API IDOCS;
·       провели тестовое моделирование обмена на специально созданном для этого стенде;
·       разработано и согласовано с заказчиком техническое задание на внедрение;
По итогу проведенного изучения и тестирования было предложено следующее:
·       разработать приложения для Битрикс24 по обмену документами с сервисом IDOCX;
·       в CRM.Битрикс24 создать «воронку» для загрузки документов;
·       создать Реестр Договоров для удобной работы и архивации документов по заданным параметрам;
·       подготовить видео-инструкции для пользователей портала.

Работа с решением. Достигнутые результаты.
Все задачи были реализованы на «облачном» портале Битрикс24. По итогу внедрения были достигнуты следующие результаты:
·       создание приложения для автоматической выгрузки подписанных с контрагентами документов на портал Битрикс24;
·       создан удобный Реестр Договоров;
·       автоархивация в Битрикс24 подписанных документов;
·       автоматизация всех рутинных операций выгрузки/загрузки Договоров;

Преимущества от внедрения.
·       Весь процесс загрузки документа Договор на портал занимает 8 секунд против 20-30 мин, которые тратил менеджер на данный процесс;
·       удобный фильтр поиска требуемого Договора по предопределенному фильтру поиска;
·       автоматизация рутинного процесса, экономия времени сотрудников;
·       почти 100% ликвидация ошибок человеческого фактора, возникавших при выполнении данной операции;
·       свой удобный архив хранения Договоров в разрезе контрагентов.