Как использование диаграммы Ганта решает проблемы планирования проектов
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Как использование диаграммы Ганта решает проблемы планирования проектов

8 min
131
Совместная работа

Любой менеджер знает: чтобы проект завершился успешно и в срок, очень важно грамотно спланировать его на старте. Один из инструментов для этого — диаграмма Ганта. В статье расскажем, что это такое, как ее использовать и как построить график Ганта онлайн.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования проектов, который показывает ход выполнения и хронологию проекта. График представляет собой календарную сетку, где отмечена дата старта и финиша каждого этапа проекта и каждой задачи, видна их длительность и пересечения, а также ответственные за эти задачи сотрудники.

journal_gant_screen

Бывает, что управлению не хватает прозрачности, и тогда наступает хаос. Например, сотрудники не знают, на каком этапе находится проект. Или не понимают, зачем выполняют задачи и что произойдет после их выполнения. А планерки затягиваются, потому что в начале каждой встречи менеджер подробно рассказывает, что сейчас происходит с проектом.

Если вы знакомы с такой ситуацией не понаслышке, диаграмма Ганта поможет навести в делах порядок, сделать ход работы прозрачным и понятным для всей команды. Она покажет, какие этапы работы над проектом нужно пройти, сколько времени займет каждый из них и что нужно успеть к ближайшему дедлайну.

Если команда пользуется диаграммой, руководители не тратят время на напоминание и постановку задач — сотрудники сами видят, что от них требуется на каждом этапе и к какому сроку нужно закончить работу.

Где используется и кому нужна диаграмма Ганта

Диаграмму Ганта используют руководители отделов, менеджеры продуктов и менеджеры проектов везде, где работает проектный подход. Например, при разработке сайтов или программного обеспечения, создании архитектурного или дизайн-проекта, организации мероприятия. Этот инструмент почти универсален — он полезен маркетологам, строителям, в консалтинге, страховании, PR-отрасли.

Часто диаграмму используют в методологии Waterfall, или каскадной разработке. Это метод планирования проектов, при котором этапы работы четко разграничены и идут последовательно: новый этап начинается, только когда закончен предыдущий. Например, сначала нужно проанализировать целевую аудиторию сайта, а потом писать тексты для него.

В методологии Agile, или гибкой разработке, диаграмму Ганта удобнее использовать, чтобы планировать спринты — отдельные этапы работ по проекту. В такой модели несколько глобальных задач выполняют параллельно: например, разрабатывают фирменный стиль сайта и пишут тексты для него.

Как построить диаграмму Ганта

Принцип создания диаграммы единый, независимо от того, где вы ее строите. Пройдите пять шагов:

  1. Установите сроки проекта. Определите точные даты начала и завершения проекта и зафиксируйте их на графике. После этого разделите временную шкалу на деления — по месяцам, неделям или дням.
  2. Определите этапы проекта или крупные задачи. Затем разбейте их на конкретные задачи. Например, если вы делаете клиентское бренд-медиа, одним из этапов будет сбор данных о компании, а отдельной задачей — брифинг клиента.
  3. Установите связи между этапами. Решите, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие невозможно начать, пока не завершены предыдущие.
  4. Обозначьте промежуточные сроки или контрольные точки. На временной шкале отметьте срок завершения каждого большого этапа и, если возможно, каждой мелкой задачи. Не забудьте показать график команде и согласовать его с ответственными.
  5. Актуализируйте график по мере выполнения проекта. Во время работы вам, скорее всего, понадобится периодически обновлять диаграмму: уточнить сроки, назначить новых ответственных сотрудников или добавить новые задачи.

Диаграмму можно в буквальном смысле нарисовать вручную, но есть и более продвинутые инструменты, с помощью которых можно построить диаграмму Ганта онлайн бесплатно. У каждого свои плюсы и минусы. Рассмотрим самые популярные способы.

journal_gant_chart_1

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Плюс этого сервиса — возможность построить диаграмму Ганта онлайн без регистрации.

Минус — в Excel нельзя работать одновременно с коллегами, его может изменять только один человек в один момент времени. История изменений не сохраняется, и невозможно откатиться к предыдущей версии.

Как построить диаграмму Ганта онлайн в Google Spreadsheet (Google Таблицах)

Процесс создания диаграммы Ганта онлайн похож на работу в Excel. Но у этого способа есть два важных преимущества: обсуждать и редактировать таблицу можно вместе с командой в режиме реального времени, а все изменения сохраняются в истории. В любой момент можно посмотреть предыдущую версию таблицы и вернуться к ней.

Как сделать диаграмму Ганта онлайн в Битрикс24

Если вы уже планируете задачи в Битрикс24, превратить план в график Ганта просто: зайдите в раздел «Задачи и проекты» и выберите в строке представления «Гант». Задачи автоматически выстроятся в диаграмму, где будут отмечены даты начала и завершения каждой из них.

После этого график работ можно изменять: сдвигать мышкой даты старта или финиша, устанавливать крайние сроки, отмечать завершенные задачи. Еще Битрикс24 позволяет создавать на диаграмме задачи без определенного срока завершения — например, если эту задачу нужно выполнять регулярно в течение всего проекта.

Как и в Google Таблицах, можно настраивать доступ к редактированию диаграммы и работать с ней вместе с коллегами. Многие функции диаграммы Ганта в Битрикс24 автоматизированы: например, при планировании можно пропускать выходные или наоборот, включать их в длительность проекта. Система сама напомнит о дедлайне и окрасит просроченные задачи на графике в красный цвет. Начатые задачи также будут отмечены темной полосой. Если вы измените срок или длительность одной из задач, все остальные перестроятся автоматически. В предыдущих способах менеджер должен следить за изменениями в графике самостоятельно.

Как управлять проектами с помощью диаграммы Ганта

В Битрикс24 и других онлайн-сервисах диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по проекту, но и позволяет ими управлять. Вы можете изменять срок выполнения каждой задачи или создавать подзадачи, а также назначать ответственных и сотрудников, которые участвуют в работе над задачей. При этом каждый из них получит оповещение — не нужно дополнительно писать сотрудникам в чаты.

С помощью диаграммы Ганта вы можете планировать свой рабочий день и загрузку каждого сотрудника, если настроите фильтр по людям. Если сотрудник начнет работать над задачей, перенесет ее на другой день или делегирует кому-то, вы тоже это увидите. Попросите сотрудников добавлять результат работы в карточку задачи, чтобы не терять материалы проекта.

С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем результат ваших действий самый наглядный — переместите мышью сроки выполняющихся задач, сдвиньте полоску дедлайна, и это отразится на диаграмме. У вас перед глазами будет вся «картина» задач по проекту. В проект добавилась новая задача? Вы тут же задаете ей временные рамки. Задача затянулась? Форсируйте задачу, уменьшая крайний срок.

Ставьте задачи в Битрикс24
Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск‑трекере.
Создать бесплатно

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Разберемся, какие преимущества и недостатки есть у этого способа управления проектами.

Плюсы

  • Наглядность и прозрачность. В диаграмме Ганта отражены все этапы и сроки работы над проектом, контрольные точки, каждый член команды видит не только свою зону работы, но и взаимосвязь с чужими задачами.
  • Оценка затрат ресурсов. На диаграмме видно, сколько времени потребуется на каждый этап работы, какие команды задействованы, сколько человек нужно привлечь. Видно, сколько задач у каждого специалиста, и можно распределить работу так, чтобы никто не перерабатывал.
  • Легкое определение критического пути. Критический путь — это поиск ключевых задач проекта, без которого он не состоится и от которых зависят остальные этапы.
  • Гладкий онбординг новых сотрудников и менеджеров. Когда новый специалист приходит в команду, он изучает диаграмму и сразу понимает, какова его роль в проекте, на каком этапе проект, какие задачи он берет на себя прямо сейчас и к кому обращаться, если появляются вопросы. Новый менеджер может быстро забрать проект у коллеги и сразу быть в курсе ситуации.
  • Простая организация работы и распределения задач. Поскольку на графике отражен каждый шаг работы над проектом, задачи легко распределить между членами команды и следить за их выполнением.
  • Прозрачность в команде. Пользуясь диаграммой Ганта, каждый сотрудник знает, чем прямо сейчас заняты остальные члены команды и кому нужно передать результаты своей работы.

Минусы

  • Время на освоение. Делая диаграмму Ганта в первый раз, вы можете не учесть какие-то особенности проекта, забыть добавить неочевидные задачи. Точность приходит с опытом, для этого потребуется некоторое время.
  • Обновление графика. Диаграмму сложно обновлять, если вы строите ее вручную в таблице: если на какой-то этап нужно больше времени, чем планировалось изначально, приходится сдвигать все последующие этапы.

При этом минусы нивелируются, если использовать специальные онлайн-сервисы для построения диаграммы Ганта, например, Битрикс24.

При всех достоинствах этого инструмента, он может не подойти для вашего проекта. Нет универсального способа управления задачами, поэтому проанализируйте все доступные и определитесь, какой из них больше подходит вашей команде.

journal_gant_chart_2

Как внедрить диаграмму Ганта в своей команде

Когда вы внедряете в работу любой новый инструмент, самое важное — донести до команды его пользу. При этом нужно сделать акцент не на выгоде для компании, а на прикладной пользе для каждого сотрудника. Для этого отталкивайтесь от проблем, которые мешают команде работать.

Например, если сотрудники часто забывают о небольших задачах, покажите, что Диаграмма Ганта поможет их не терять и выделять для них время. Если часто срываются сроки отдельных этапов — покажите, как диаграмма поможет соблюдать дедлайны. Если сотрудники саботируют таск-менеджеры, возможно, с диаграммой Ганта им будет проще следить за ходом проекта.

Если сотрудникам кажется, что диаграмма Ганта — это еще один инструмент для контроля за их работой, предложите команде самостоятельно формировать диаграмму. Если сотрудники будут вовлечены в освоение нового инструмента, они станут охотнее им пользоваться. Чтобы привыкнуть к диаграмме было проще, протестируйте ее на небольшом проекте или даже на отдельной его части.

Частые вопросы о диаграмме Ганта

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это график проекта, где зафиксированы все этапы и задачи, даты старта и финиша каждой задачи, длительность этапов, а также ответственные на каждом из них.

Как построить диаграмму Ганта для проекта?

Чтобы построить график вручную, установите даты начала и завершения всего проекта, разделите проект на этапы и отдельные задачи, зафиксируйте дедлайны и контрольные точки. Отметьте эти сроки на временной шкале и настройте связи между задачами: какие выполняются одновременно, а какие — последовательно. В специальных сервисах можно просто создать отдельные задачи для проекта, и они автоматически выстроятся в график.

Какие преимущества дает использование диаграммы Ганта?

Диаграмма помогает планировать задачи, соблюдать сроки, налаживать коммуникацию между разными командами и отдельными сотрудниками. С помощью диаграммы каждый член команды и клиенты видят, что происходит с проектом прямо сейчас: что уже сделано и что предстоит сделать в ближайшее время.

Какие типичные проблемы решает диаграмма Ганта?

График Ганта поможет:

  • наладить работу в команде, если сотрудники часто срывают сроки или теряют задачи;
  • улучшить координацию между командами, если сейчас на нее уходит много времени;
  • быстрее вводить в курс дела клиентов и новых специалистов.
Какие инструменты или программы можно использовать для создания диаграммы Ганта?

Для построения диаграммы Ганта онлайн проще всего использовать специальные сервисы, которые автоматизируют ее использование: например, Битрикс24. Еще построить график Ганта онлайн бесплатно можно в Google Spreadsheet.

Что в итоге

  • Диаграмма Ганта — это календарный график проекта, в котором отражены крупные этапы и отдельные задачи, указаны даты начала и завершения каждой задачи, а также ответственные за их выполнение.
  • Диаграмму Ганта удобно использовать везде, где ведется проектная деятельность: в IT-сфере, маркетинге, консалтинге, строительстве, ритейле и других сферах. График можно адаптировать под разные методологии разработки: Waterfall, Agile или гибридную модель.
  • Диаграмму Ганта можно построить в таблице Excel или Google таблицах, но если проект крупный и в нем много задач, удобнее использовать специальные сервисы, например, Битрикс24. Во всех сервисах диаграмма строится и работает по одним и тем же принципам, разница в уровне автоматизации и возможностях для совместной работы.
  • Главное преимущество этого способа ведения проектов — прозрачность: менеджер, сотрудник и даже клиент всегда видит, на каком этапе находится проект, какие задачи выполняются прямо сейчас, кто отвечает за них и что нужно будет делать дальше.
  • Чтобы внедрить диаграмму Ганта в команде, подумайте, как она поможет упростить сотрудникам выполнение задач и решить конкретные проблемы, а также какую выгоду получат сотрудники от нового инструмента.

Управляйте проектами и создавайте сильную команду с Битрикс24
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще