Установите готовые приложения из каталога
Внимание! Покупка приложений в тенге на данный момент не поддерживается. Приносим извинения за неудобства.
Глоссарий
Фандрейзер – сотрудник некоммерчесокй организации, отвечающий за общение с благотворителями и другими организациями в целях привлечения средств на уставные цели организации.
Под сделкой в CRM системе может пониматься любое взаимодействие организации с внутренними или внешними лицами, будь то благотворители или благополучатели. В частности, как сделку можно расматривать пожертвование, оплату помощи или даже публикации сборов на сайте.
Введение
Битрикс24 – инструмент организации любых внешних взаимодействий организации через процессы-воронки.
В бесплатной версии Битрикс24 нам доступны две воронки:В обычной CRM «Лиды» - это картотека учета взаимодействий с внешними контактами, которые с высокой вероятностью не принесут никакого результата. В благотворительности под эту схему подходит работа по отбору заявок на оказание помощи и отсеву непрофильных заявок.
В «Сделках» настроена базовая воронка по привлечению средств в организацию. Поскольку любая информация такого рода важна, даже если привлечение средств не состоялось.
В платных версиях становятся доступными следующие воронки:
На тарифе «Старт»
На тарифе «CRM+»
Основные справочники
Для отражения деятельности типовой НКО в системе заведены типовые значения для обязательных справочников.
Типы сделок:
Типы контактов:
Типы компаний:
В этой CRM настроены дополнительные поля, часть из которых рассчитана на работу отдельных воронок, и они сгруппированы в разделы в Карточках контакта, компании, сделки, лида.
Карточка ЛидаВ лидах добавлено множество полей, большая часть из них необходима, поскольку в Лидах настроена воронка приема заявителей в Программу помощи, и эти поля используются в анкете заявителя (вариант для адресных фондов):
Поля, которые заполняются в ходе работы над Лидом.
Карточка контакта
Дополнительные поля в карточке Контакта введены в связи с тем, что контакт используется во множестве воронок. Во-первых, Контакт наследует в поля данные, заполненные при работе воронки Лидов, т.к. они нужны для работы, если Контактом является благополучатель помощи:
Дальше идут поля, необходимые для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).
Дальше идут поля, необходимые для работы с контактами-волонтерами в воронке «Волонтерство», эти данные поступают из анкеты волонтера и необходимы для поиска волонтеров в базе по критериям.
Поля, необходимые для работы воронки «Электронные пожертвования»:
Другие поля необходимые для работы с Контактами во всех воронках:
Карточка Компании
Дополнительные поля для карточки Компании необходимы для работы блока автосегментации в воронках «Общие пожертвования» и «Электронные пожертвования» (см. «Блок автоматическая сегментация» в описании воронки «Общие пожертвования»).
Карточка сделки
Дополнительные поля для карточки Сделки, необходимы для работы в нескольких воронках. В основной и доступной на всех тарифах воронке «Общие пожертвования» используются следующие поля, которые полагается заполнять на различных стадиях в ходе работы по «Общему пожертвованию»
В отдельный блок хронологии работы по «Общему пожертвованию» включены следующие поля
Для работы воронки «Волонтерство»
Для работы воронки «Электронные пожертвования»
Для работы блока хронологии воронки «Сборы на сайте»
Воронка «Общие пожертвования»
Воронка «Общие пожертвования» организована в «Сделках» и доступна в любой версии, нужна для организации процесса по любым пожертвованиям (и юр. и физ. лиц), где требуется индивидуальная работа с благотворителем ,быть постоянно на связи и отслеживать решение о пожертвовании.
Начиная с бесплатного тарифа Битрикс24, воронка «Общие пожертвования» разделена на 7 стадий типичных для большинства НКО и благотворительных фондов:
Получен контакт – это стартовая стадия процесса. Предполагается, что «Сделки» создаются вместе с «Контактами» именно в этой стадии, когда кто-либо из фонда получил контакты человека или компании,но совершенно неизвестно, о какой помощи НКО может идти речь. Эта стадия предполагает, что ответственный сотрудник,которым обычно является штатный фандрейзер организации, максимально быстро выйдет на связь с человеком и начнет общение.
Направлено обращение – стадия означающая, что отвествтенный уже предпринял попытку связаться: написал или позвонил контакту.
Вышли на связь – стадия означающая, что удалось связаться и провести первичные переговоры. На этой стадии пока не известно ни сумма, ни тип помощи, главная задача этой стадии зафиксировать, что контакт с человеком состоялся – ему рассказали о фонде, о возможностях и способах помощи,человек ушел «думать».
Согласовали выделение – стадия означающая, что человек вернулся с решением, рекомендуется на этой стадии заполнить три поля:
Подписали документы – стадия означающая, что вы все согласовали и остается только дождаться поступления средств на счет.
Поступили средства – на этой стадии необходимо указать, требуется ли отчет о расходовании средств.
Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - такая формулировка означает, что работа по привлечению средств заканчивается только тогда, когда пожертвователю предоставлен отчет или он отказался от его получения.
В воронке предусмотрены «неуспешные» стадии: отказался, мы отказали и отложено. Для «Отказался» и «Мы отказали» настоятельно рекомендовано указать причину такого положения дел, для того, чтобы в дальнейшем при возобновлении работы не упустить из виду информацию. Для стадии «Отложено» – обязательно указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса, чтобы эту информацию обязательно сохранить для руководства и тех, кто с благотворителем будет работать в следующий раз.
В тарифе «Старт» на этой воронке включается механизм обязательного заполнения полей воронки:
На стадии Согласовали выделение – система в обязательном порядке потребует заполнить три поля:
1) Сумма.
2) Классификация помощи – отражает характер помощи.
3) Требуется договор.
На стадии Поступили средства – на этой стадии требуется указать «Требуется отчет».
В «неуспешных» стадиях все рекомендательное станет обязательным: для «Отказался» и «Мы отказали» требуется указать причину. Для стадии «Отложено» – обязательно в поле «Дата / Вопрос отложен до» указывается, когда можно вернуться к рассмотрению вопроса.
В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).
Получен контакт – на этой стадии система поставит для ответственного Задание (видно в CRM > «Дела») как можно быстрее связаться с человеком, чтобы начать общение, попробовать дозвониться или написать письмо. Если ответственный переведет «Сделку» (то есть пожертвование) на следующую стадию, дело считается автоматически сделанным.
Направлено обращение – стандартный срок ожидания ответа на письмо или попыток дозвониться составляет трое суток. Система уведомит ответственного на вторые и третьи сутки ожидания. На четвертые отправит на контроль руководителю.
Вышли на связь – при переходе на эту стадию ответственному автоматически ставится задание рассказать потенциальному благотворителю о возможностях помощи.
Согласовали выделение – на этой стадии сработает автоматический классификатор, если человек указан как контакт от компании (юридического лица), его статус сменится на «Сотрудник компании», чтобы в дальнейшем понимать взаимодействия человека носят личный или рабочий характер. Дальше действия классификатора будут зависеть от выбранной в поле Классификации помощи – будет меняться тип Контакта или Компании. Это помогает в будущем находить нужные элементы в картотеках Контакты и Компании соответственно при поиске потенциальных повторных пожертвований.
Указана Компания в Сделке | Да | Нет |
Изменяемое поле классификатором | Тип компании | Тип контакта |
Партнер | Партнер | Партнеры |
In-kind | Помощь товарами (in-kind) | Благотворитель in-kind |
Волонтерство | Корпоративное волонтерство | Волонтер |
Если обязательное поле "требуется договор" установлено «Да», то система создаст ответственному за сделку («Общее пожертвование») сотруднику задачу в Задачник на подготовку договорной базы (по умолчанию дается трое суток).
Автоматическую постановку задачи можно переключить на другого сотрудника ,выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.
Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить договорную базу.
Поступили средства – на этой стадии для физ. лиц (кроме типа «Сотрудник компании») сработает автоматическая сегментация (см. ниже), также если в обязательном поле для этой стадии «Требуется отчет» указать «Да» ,то система поставит автоматическую задачу в задачник. Через 30 дней напомнит о задаче, если сделка (пожертвование) остается без движения, еще через 1 день уведомит руководителя.
Автоматическую постановку задачи можно аналогично переключить на другого сотрудника , выбрав ответственным за задачу в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Общие пожертвования.
Стадия «Согласовали выделение» > Задача подготовить отчет.
Финальная успешная стадия называется «Получено и отчитано» - на этой стадии отработает сегментация, если была пропущена стадия «Поступили средства».
Для стадии «Отложено» – система поставит ответственному задачу вернуться к рассмотрению вопроса на дату, указанную в поле «Дата / Вопрос отложен до».
Блок автоматическая сегментация – раздел карточки Контакты.
Работает в CRM+ и бизнес-тарифах. Блок состоит из ряда полей, удобных для фильтрации и подбора участников новых маркетинговых акций. Рассмотрим подробнее каждое из них:
Пожертвования: успешные сумма всего – считаются по сумме всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.
Пожертвования: успешные кол-во всего – считаются по количеству всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель активности.
Пожертвования: успешные сумма максимального – считаются по максимальной из всех успешных сделок (Общие пожертвования), важный показатель потенциала фандрейзинга, удобен для построения выборок.
Пожертвования: успешные сумма послед – сумма последней по хронологии из успешных сделок (Общие пожертвования).
Пожертвования: успешные дата последнего – считаются любые сделки (Общие пожертвования), начатые, успешные или неуспешные, важно для удержания.
Блок Хронология общего пожертвования – в Карточке сделки.
Работает в CRM+ и бизнес-тарифах.
Состоит из двух блоков – поля, содержащие даты перехода стадий.
И поля, отсчитывающие время нахождения в основных стадиях в днях.
Эти поля нужны для подготовки Отчетов по хронологии в модуле CRM > Отчеты ,где выведены средние сроки нахождения сделок («Пожертвований» в стадиях), отчеты по хронологии полезны для нахождения узких мест в деятельности.
Воронка «Лиды»
В данной сборке представляет собой процесс принятия просителя в программу помощи организации для чего выделены стадии:
Получена анкета – есть 2 способа попадания анкет систему: через ручной ввод в Картотеке Лиды (Кнопка «добавить Лид») или через заполнение заявителем анкеты на оказание помощи на сайте НКО. Анкета доступна в модуле CRM-формы Битрикс24 (CRM > (Еще…) > CRM-формы). Предлагается два варианта анкет на выбор:
Подходящую из анкет можно вставить через экспорт кода на свой сайт и начать собирать заявки. При необходимости можно изменить анкеты ,например, выставить иного ответственного сотрудника, которому в работу будут попадать заявки.
В этой стадии ответственный должен предпринять попытку связаться с заявителем по указанным номерам.
Успешная стадия «Принят в программу помощи» - по нажатию этой стадии предполагается создавать «Контакт» в основной базе (картотеке Контакты CRM). Все сохраненные документы и поля перенесутся в Контакт в раздел карточка благополучателя.
Неуспешные стадии
Начиная с тарифа «Старт» Битрикс24, станет обязательным поле «Получатель: ссылки на файлы в облачном хранилище» в стадии «Документы проверены» , для сохранения всей истории обращений. При желании Файлы можно также складывать в карточку в поля для файлов.
Обязательность можно отключить в настройках поля.
В тарифе «CRM+» и более высоких «Бизнес-тарифах» на разных стадиях начнет работать автоматизация и уведомления, в частности блок «Сегментация» и блок «Хронология» (см. ниже).
В настройках робота, который ставит задачу на подготовку документов, можно сменить ответственного за задачи по сбору документов, которому они будут попадать в задачник.
CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды.
Стадия «Связались» > Задача подготовить документы > Ответственный.
В настройках робота, который ставит задачу согласовать можно сменить ответственное лицо, которому они будут попадать в задачник. Возможно сделать так, чтобы задачи автоматически ставились руководителю программ организации. Для этого нужно настроить «Робот» Битрикс24.
CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Лиды .
Стадия «Документы проверены» > Задача согласовать документы > Ответственный.
Блок хронология заявки - в карточке Лида
Состоит из следующих полей, которые автоматически заполняются, начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах (в прочих тарифах она существует, но заполнять можно по желанию вручную) . Состоит из трех дат и трех временных интервалов в днях для последующего анализа работы по заявкам и поиска трудных мест.
Воронка в Сделках «Волонтерство»:
В бесплатной версии Битрикс24 от воронки работает только блок карточка волонтера в общей карточке Контакта, смысл этой карточки хранить основные данные по волонтерам, чтобы через выборки мгновенно получать целевые списки волонтеров из базы
Сама воронка начинает работать с тарифа "Старт". Воронка «Волонтерство»: организована в Картотеке «Сделки» (Направление «Волонтерство»), доступна в версии CRM+ и бизнес-тариф, нужна для организации процесса по привлечению волонтеров.
В данной отраслевой CRM предложена реализация типичного процесса согласования волонтеров из следующих стадий:
Начиная с тарифа "Старт", обязательными являются поля:
Перечень справочника настраивается в настройках полях Настройки форм и отчетов > Пользовательские поля > Сделка >Волонтерство варианты встречи > Список.
Начиная с тарифа CRM+ и в бизнес- тарифах, начнут работать автоматические уведомления и отправки в воронке на стадиях:
Для изменения подписи в письме ответсвенный сотрудник может внести свои имя, фамилию, должность и рабочий телефон в карточку сотрудника Битрикс24. Альтернативно можно найти робота в CRM > Настройки > Роботы и бизнес-процессы > Сделки > Волонтерство > Стадия «Зарегистирован на встречу» > Отправить письмо.
Воронка «Сборы на сайте» доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением сборов.
Для этого создано 6 стадий:
На стадиях работают автоматические уведомления и включается хронометраж стадий:
Блок хронология сбора в Карточке Сделки
Состоит из нижеследующих полей, автоматически заполняются в тарифе CRM+ и бизнес- тарифах (в бесплатной версии поля существуют, но заполнять можно только ручным вводом). Состоит из четырех дат и временных интервалов по дням для последующего анализа работы сборов и поиска трудных мест.
Воронка «Оплата помощи»
Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах, необходима для контроля за прохождением оплат.
Для этого создано 8 стадий:
В воронке работают автоматические уведомления и задачи на стадиях:
Воронка «Электронные пожертвования»
Доступна в версии «CRM+» и бизнес-тарифах. Воронка похожа на «Общие пожертвования» ,очень сильно упрощена в части индивидуальной работы с фокусом на автоматические почтовые уведомления (требуется подключение собственной почты в Битрикс24). Предполагается, что с такими пожертвованиями не ведется никакой индивидуальной работы, задача этой воронки рассылать автоматические уведомления для формирования лояльности и удержания благотворителей в этой воронке.
В этой воронке всего четыре стадии:
В воронке работает блок автоматическая сегментация (см. раздел «Блок автоматическая сегментация» в "Общие пожертвования"), которая работает точно также, как и в воронке «Общие пожертвования», и настроены триггерные письма-автоответы по стадиям "Электронных пожертвований".
Автоматические (триггерные) письма настроены через модуль «Роботы» CRM и работают на основе данных сегментации, установлена защита на отправку в сутки не более одного уведомления человеку.
Версия 1
Отраслевая CRM для некоммерческих организаций и благотворительных фондов. В бесплатной версии две главные основные воронки обязательные для любой НКО: привлечение средств от благотворителей (воронка в Сделках), отбор в программу помощи заявителей на получение помощи (воронка в Лидах).
Воронки созданы с учетом специфики работы НКО – необходимости множественных согласований с различными отделами внутри, которые теперь автоматизированы благодаря CRM, в платных тарифах подключается дополнительный функционал – автоматическая сегментация и простановка статусов, хронометраж стадий воронок.
Возможно большое количество индивидуальных доработок под конкретные нужды (усиленная сегментация, отчеты и т.п.). Для этого,а также с замечаниями и предложениями, обращайтесь по телефонам или по электронной почте:
+7 (926) 561-27-17
Сайт разработчика:
Установка приложения производится в автоматическом режиме.
Пожалуйста, нажмите "Установить" и следуйте инструкциям на экране Битрикс24.
Внимание!
При установке приложения будут удалены данные (заполненные Лиды, Сделки, Контакты Компании ) данного портала Битрикс24, поэтому рекомендуется предварительно сохранить нужные данные (выгрузить в Excel) , либо поставить новый портал и там устанавливать приложение.
Для полноценной работы приложения рекомендуется подключить почту (e-mail) хотя бы одного сотрудника к Битрикс24 и активировать режим "Классическая CRM".