Как контролировать растянутые по времени процессы? Автоматизация контроля договоров через Бизнес Процессы
Задача
1. Автоматизировать процесс жизненного цикла договора, от инициации, до подшивки договора в архив компании.
2. Организовать полный контроль процесса подписания договора
3. Увеличить количество выигранных сделок
Что мы имеем в начале:
Консорциум «Welding Group» - группа компаний, предоставляющая полный спектр услуг по поставке, сборке, сервисному обслуживанию сварочного оборудования, состоящая из группы компаний, работающих на распределенной территории по всему Казахстану.
Проблем-листинг:
1. Инициируется договор в одном из подразделений компании, а формирование договора осуществляется централизовано в головном офисе компании. При этом Инициатор и Куратор договора, территориально могут находиться в разных городах.
2. На разных этапах жизненного цикла договора, отвечают за него разные сотрудники. Так Инициатором договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Куратор договоров. Получает подписи со стороны клиента Инициатор, а его архивирование в головном офисе вновь Куратор договоров.
3. При этом промежуточные стадии, такие как, отправка в головной офис, согласование и подписание договора зависят от других участников процесса: от офис-менеджера, до директора компании.
4. Вновь нанятым сотрудникам сложно понять весь жизненный цикл договора, что приводит к замедлению всего процесса и, как следствие, к потерям компании.
5. Жизненный цикл договора может быть длительным и растянутым во времени, что приводит к разрыву последовательности действий в процессе подписания договора.
6. Растянутые по времени «Длинные Сделки» приводят к потере контроля над ними и могут привести к утрате первичных документов- оригиналов договоров.
7. Реестр договоров составляется «по старинке», посредством Excel-файла.
Какие инструменты Битрикс24 выбрать для контроля длительных процессов?
Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в жизненном цикле договора, мы решили использовать универсальный инструмент Битрикс24 – «Универсальные Списки».
Битрикс24: «Универсальные Списки» - это универсальный инструмент позволяющий структурировать любые данные в бизнес-процессах компании.
С использованием универсальных списков в Битрикс24 можно вести учет любых документов, составить реестр договоров, перечень корпоративных инструкций – другими словами, создать списки любых объектов присутствующих в компаниях разного калибра. Рассмотрим на конкретном примере, как с помощью списков можно вести реестр договоров, а используя Бизнес-Процесс Битрик24, как автоматизировать процесс контроля на протяжении всей жизни документа.
Битрикс24: «Бизнес-Процесс» - инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, не требующий глубоких знаний в области программирования. Использование Визуального Конструктора Бизнес-Процессов – позволяет переложить физические процессы в компании в программную часть Портала, не прибегая к дорогостоящим разработкам Программного Обеспечения.
И так мы выбрали следующие инструменты Битрикс24:
-
Универсальные Списки
-
Бизнес-Процессы в Универсальных Списках.
-
Постановка заданий из Бизнес-Процессов, сотрудникам с инструкцией к действиям
-
Автоматическая постановка Задач, на ключевые точки Бизнес-Процесса
-
Автоматизация информирования Ответственных лиц посредством е-мэйл, СМС и внутри-портального чата.
Автоматизация процесса через последовательный Бизнес-процесс Битрикс24.
Для автоматизации процесса подписания договора нами был выбран Последовательный Бизнес-Процесс: Компания > Списки >Действия > Настроить бизнес-процессы.
Используем визуальный конструктор Бизнес-Процессов, и переносим физический процесс подписания договора в компании в алгоритм работы Бизнес-процесса в Битрикс24.
При проектировании Списка реестра договоров в качестве клиентских полей были выбраны Связанные поля с данными из CRM- Битрикс24: Контакты и Компании. Это позволяет упростить выбор данных менеджером при инициировании договора:
После внесения первичной информации, автоматически запускается Бизнес-процесс, который создает запись в реестре:
Автоматизация процесса посредством Бизнес-Процессы Битрикс24, позволяют собрать все необходимые атрибуты договора:
-
Сам договор;
-
Согласование договора;
-
Исправление договора в случаях несоответствий;
-
Подпись первого руководителя;
-
Вести учет комментариев, всех участников процесса;
-
Автоматизировать процесс напоминания сотрудника, на котором процесс остановился, через СМС-Информирование. Для этого используется сервис предоставляемый нашей студией СМС-Информирование www.sms.web4.su.
В завершении Бизнес-Процесса вся информация по договору будет записана в реестр, включая файл договора с подписью первого руководителя, после того как он утвердит договор.
Достигнутые результаты
1. Битрикс24 объединил территориально распределенные ресурсы компании в один- единый механизм, контролируемый на каждом участке процесса.
2. Элементы бизнес-процесса компании, которые зависят от разных сотрудников компании, теперь контролируются в одной точке – Портал Битрикс24. Нет необходимости собирать информацию из разных источников. Особенно это актуально, при увольнении сотрудника, или его болезни.
3. Благодаря автоматизации достигается легкое усвоение процессов заведенных в компании вновь нанятыми сотрудниками.
4. Информация не теряется, не забывается и соответствует актуальности, т.к. весь процесс контролируется программным обеспечением портала Битрикс24, и исключает человеческий фактор из процесса не зависимо от длительности процесса. Задачи и задания могут «висеть над душой», в течении дней, недель и нескольких месяцев.
5. Реестр договоров составляется в автоматическом режиме и в процессе прохождения договора, и автоматически пополняется новой информацией. При необходимости реестр договоров может быть экспортирован в таблицу Excel, для ручной обработки данных.
