Предприниматели тратят часы на бумажную волокиту: подписывают договоры лично, возят справки по ведомствам, ждут, пока бумажный приказ дойдет до нужного отдела. Часть этих издержек можно снять уже сейчас: с 12 июля 2026 года в Казахстане действует Цифровой кодекс Республики Казахстан — документ, который переводит взаимодействие бизнеса с государством, сотрудниками и клиентами в электронный формат.
Кодекс закрепляет единые правила для электронных документов, цифровых сведений и архивов. Отдельно он описывает личное цифровое пространство каждого гражданина. Юрисконсульт Битрикс24 Казахстан Жангали Байгалиев разобрал, какие нормы кодекса важны для предпринимателей. Он объяснил, как использовать их без штрафов и лишних рисков.
Электронный документ приравняли к бумажному
Статья 62 Цифрового кодекса определяет: электронный документ с электронной цифровой подписью — сокращенно ЭЦП — имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумаге, при соблюдении установленных требований.
Для руководителей компаний это способ сократить расходы на бумагу, печать и курьерскую доставку и ускорить внутренние процессы. На практике это выглядит так:
- дистанционные кадры: приказы, трудовые договоры и заявления оформляют удаленно, с использованием предусмотренных законом инструментов;
- сделки без границ: договоры с клиентами и партнерами подписывают за несколько минут, без личных встреч и поездок в офис;
- цифровые согласования: приказы, счета и акты проходят полный цикл согласования внутри компании онлайн;
- цифровой архив: компании хранят документы в электронном виде при соблюдении требований к формату, срокам хранения и защите информации — бумажное дублирование нужно не всегда.
Отдельно руководитель юридического лица вправе передать сотрудникам — например, бухгалтеру, директору по персоналу или руководителю отдела продаж — право подписывать определенные электронные документы от имени компании.
Бизнес будет собирать меньше справок
Раньше компании и граждане собирали много бумажных документов для государственных услуг, оформления контрактов или трудовых отношений.
Статья 64 Цифрового кодекса меняет этот подход. Она закрепляет простой принцип: государство не должно повторно запрашивать сведения, которыми уже располагает.
Бизнес получает от этой реформы четыре выгоды:
- меньше бумажных документов в обороте;
- быстрее сроки получения услуг;
- ниже нагрузка на бухгалтерию и кадровую службу;
- меньше риск ошибок при подаче документов.
Цифровое пространство гражданина и контроль данных
Кодекс вводит два новых понятия — «цифровое событие» и «цифровое пространство гражданина». Раньше часть взаимодействий между человеком, государством и информационными системами оставалась незаметной для пользователя. Теперь на первый план выходит прозрачность: государство фиксирует использование данных гражданина и при необходимости подтверждает его.
Что такое цифровое событие
Согласно статье 76 Цифрового кодекса, цифровое событие — это действие или обстоятельство в цифровой системе: электронный след, который остается после взаимодействия человека с государственными или иными цифровыми сервисами.Кодекс относит к таким событиям:
- получение государственных услуг;
- подписание электронных документов;
- запрос сведений из государственных баз данных;
- использование цифровых документов;
- авторизацию в государственных информационных системах;
- другие действия, связанные с обработкой цифровых данных.
При надлежащей фиксации такой электронный след можно использовать как доказательство в суде или при проверках.
Что такое цифровое пространство гражданина
Статья 77 Цифрового кодекса вводит понятие «цифровое пространство гражданина Республики Казахстан» — специальный раздел в личном кабинете электронного правительства, где человек видит сведения о своих документах и операциях с персональными данными.
Гражданин получает такие возможности:
- проверять точность сведений в цифровом пространстве;
- отслеживать историю получения государственных услуг;
- получать уведомления о важных операциях через push-уведомления, SMS и электронную почту;
- управлять настройками безопасности и параметрами уведомлений;
- отзывать сертификат открытого ключа ЭЦП;
- видеть, какие государственные цифровые сервисы обращались к его данным.
Гражданин становится не пассивным владельцем данных, а участником управления собственной цифровой информацией.
Почему это важно для бизнеса
Цифровое пространство касается не только отношений граждан с государством — новые нормы затрагивают и коммерческий сектор: компаниям нужно сделать работу с персональными данными прозрачной, защищенной и контролируемой, а значимые действия в информационных системах — фиксировать. Клиенты, сотрудники и партнеры ждут такого же уровня прозрачности и от частных компаний.
Для бизнеса на первый план выходят:
- системы учета действий пользователей;
- электронный документооборот;
- цифровые журналы событий;
- контроль доступа к информации;
- подтверждение согласий на обработку персональных данных;
- инструменты информационной безопасности.
Как автоматизация помогает соблюдать закон
Задача бизнеса — не создавать дополнительную бюрократию, а встроить соблюдение закона в ежедневные процессы компании. Здесь помогают цифровые платформы для управления документами и данными.
Например, инструменты Битрикс24 позволяют:
- автоматизировать согласование документов;
- хранить историю действий пользователей;
- фиксировать сроки и этапы обработки документов;
- организовать безопасное хранение данных;
- настраивать маршруты согласования и уведомлений;
- централизованно управлять доступами сотрудников.
Такая система формирует контролируемую цифровую среду внутри компании и снимает с сотрудников часть ручной работы, которая нужна, чтобы соблюдать закон.
Что в итоге
Цифровой кодекс Республики Казахстан задает новые правила отношений государства, бизнеса и граждан в цифровой среде:
- электронный документ с ЭЦП имеет силу бумажного — при соблюдении требований кодекса;
- государство запрашивает сведения из своих систем само, без лишних справок от заявителя;
- цифровое пространство гражданина делает использование персональных данных прозрачным и подотчетным;
- бизнес учится жить по тем же правилам прозрачности, что и государство.
Частые вопросы
Кодекс переводит в электронный формат три группы процессов: документооборот с сотрудниками и контрагентами, взаимодействие с государственными органами и работу с персональными данными клиентов. Электронный документ с ЭЦП получает силу бумажного, а справки для госуслуг во многих случаях не нужно собирать заново. Для бизнеса это в первую очередь экономия времени и денег на бумаге, печати и курьерской доставке. Одновременно растут требования к прозрачности: компании нужно фиксировать действия с данными клиентов и сотрудников так же аккуратно, как это теперь делает государство.
Нет: кодекс требует дублировать документы на бумаге только в отдельных случаях. Электронный документ с ЭЦП равнозначен бумажному при соблюдении требований к формату, срокам хранения и защите информации. Решение о полном отказе от бумаги стоит принимать по каждому виду документов отдельно: для части кадровых и бухгалтерских бумаг сроки и правила хранения устанавливают другие нормативные акты, и их тоже нужно учитывать.
Руководитель юридического лица может передать право подписи конкретным сотрудникам — например, бухгалтеру, директору по персоналу или руководителю отдела продаж. После этого такие сотрудники подписывают определенные виды электронных документов от имени компании, без личного участия руководителя в каждой сделке. Список документов и объем полномочий стоит закрепить внутренним актом компании и синхронизировать с настройками системы электронного документооборота. Это снижает риск, что сотрудник подпишет документ за пределами своих полномочий.
Цифровое событие — это действие или обстоятельство в цифровой системе, например получение госуслуги, подписание документа или запрос сведений из государственной базы данных: электронный след, который остается после взаимодействия человека или компании с цифровыми сервисами. Государственные информационные системы фиксируют такие следы и могут отражать их в личном цифровом пространстве гражданина. При правильном оформлении цифровое событие пригодится как доказательство в суде или при проверках — это касается и сделок, которые бизнес проводит в электронном виде.
Цифровые платформы для управления документами берут на себя рутину: фиксируют сроки и этапы согласования, хранят историю действий пользователей, ограничивают доступ к данным по ролям. Это снижает нагрузку на юристов и кадровую службу, которым иначе пришлось бы вручную отслеживать каждый этап.
