Внедрение Битрикс24 для управления тендерными процессами ТОО «Корпорация Жетістік»

На старте проекта ТОО «Корпорация Жетістік» столкнулась с тем, что работа с тендерами велась в разрозненных инструментах: часть информации находилась в чатах, таблицах, почте и переписках сотрудников. Из-за этого было сложно быстро понять, какие тендеры находятся в работе, на каком этапе каждый из них, кто ответственный и какие сроки необходимо проконтролировать.

Для тендерного процесса особенно критичны дедлайны: сроки подачи заявки, подготовка документов, согласования и дальнейшее исполнение договора при победе. До внедрения существовал риск пропуска важных этапов, задержек в подготовке документов и потери контроля над статусами.

Также у компании не было единого связанного процесса между участием в тендере и дальнейшим исполнением договора. Если тендер выигрывали, требовалось отдельно контролировать запуск исполнения, документы, ответственных, этапы реализации и закрывающие документы. Это создавало разрыв между результатом тендера и последующей работой по договору.

Клиент обратился с задачей построить в Битрикс24 управляемый тендерный конвейер: от поступления нового тендера и его квалификации до подачи заявки, фиксации результата и дальнейшего исполнения договора в случае победы. Также было важно ускорить регистрацию новых тендеров, назначение ответственных, контроль сроков и обеспечить руководству прозрачную аналитику по тендерам, результатам участия и загрузке команды.

Проект по внедрению Битрикс24 для ТОО «Корпорация Жетістік» был построен вокруг ключевой задачи — создать единый управляемый процесс работы с тендерами: от поступления новой заявки до результата участия и дальнейшего исполнения договора при победе.

На первом этапе мы разобрали текущую логику тендерной работы компании: как поступают новые тендеры, кто принимает решение об участии, какие документы нужно собрать, кто отвечает за согласования, как фиксируется результат и что происходит после победы. После этого была спроектирована CRM-архитектура, отражающая реальный процесс работы компании.

В Битрикс24 были настроены две основные воронки. Первая — «Принятие тендеров». Она предназначена для регистрации нового тендера, первичной проверки условий, сбора вводных и документов, подготовки заявки, прохождения согласований, подачи заявки и ожидания результата. Вторая — «Исполнение договора». Она используется после победы в тендере и позволяет контролировать запуск исполнения, подготовку документов, назначение ответственных, выполнение этапов, закрывающие документы и завершение договора.

Отдельно была настроена логика разделения результатов. Если тендер проигран, он закрывается в CRM с фиксацией результата. Если тендер выигран, он передается в отдельную воронку исполнения договора. Это позволило убрать разрыв между участием в тендере и дальнейшим выполнением обязательств.

Также была выстроена организационная структура компании и распределены роли сотрудников. Были определены ответственные по ключевым этапам: специалист по тендерам, сотрудник по подготовке документов, руководитель согласований и исполнитель по договору. Для каждого этапа были настроены задачи, сроки и контрольные точки.

Для ускорения регистрации новых тендеров был подключен Telegram-бот. Сотрудник может отправить информацию о новом тендере через Telegram, после чего в Битрикс24 автоматически создается карточка, назначается ответственный и запускаются задачи по регламенту. Это помогло сократить ручной ввод и быстрее передавать новые тендеры в работу.

Внутри воронок были настроены автоматические задачи, уведомления и напоминания. Система контролирует сроки подачи заявки, подготовку документов, согласования, зависание на стадиях и переход тендера в нужный сценарий — исполнение договора или закрытие.

Проект решал задачи нескольких внутренних направлений компании: тендерного отдела, сотрудников по документам и согласованиям, исполнителей по договорам и руководства. Тендерный отдел получил единый процесс принятия и ведения тендеров, сотрудники по документам — понятные задачи и сроки, исполнители — отдельный контур исполнения договора, а руководство — прозрачность по статусам, ответственным, срокам, результатам участия и загрузке команды.

После внедрения Битрикс24 ТОО «Корпорация Жетістік» получила единый управляемый контур для работы с тендерами и исполнением договоров.

Все тендеры начали фиксироваться в CRM с ответственными, сроками, статусами и историей действий. Это снизило риск потери тендеров и пропуска ключевых дедлайнов, так как задачи, уведомления и контрольные точки теперь назначаются автоматически по этапам процесса.

За счет Telegram-бота регистрация новых тендеров стала быстрее: сотрудник передает информацию через Telegram, после чего карточка автоматически создается в Битрикс24, назначается ответственный и запускается дальнейшая работа по регламенту. Это позволило сократить ручной ввод данных и ускорить постановку новых тендеров в работу ориентировочно на 30–40%.

Разделение процесса на две воронки — «Принятие тендеров» и «Исполнение договора» — позволило убрать разрыв между участием в тендере и дальнейшей реализацией обязательств при победе. Теперь при выигрыше тендер передается в отдельный процесс исполнения договора, где контролируются документы, ответственные, этапы выполнения и завершение договора.

Трудозатраты на контроль статусов, сроков и ответственных сократились ориентировочно на 25–35%, так как руководителю больше не нужно вручную собирать информацию из чатов, таблиц и переписок. Вся информация по тендерам, результатам участия и договорам находится в одной системе.

Руководство получило прозрачную аналитику: сколько тендеров находится в работе, какие находятся на согласовании, сколько выиграно или проиграно, где есть задержки и как распределена загрузка команды. Это повысило управляемость тендерного процесса и позволило быстрее принимать решения по участию, приоритетам и ресурсам.