АРТО - Азиатская Региональная Торговая Организация

О компании

АРТО — компания с более чем 15-летним опытом на рынке Кыргызстана, специализирующаяся на поставке профессионального оборудования для сферы HoReCa. За годы работы компания выстроила широкую клиентскую базу среди ресторанов, кафе, гостиниц и других объектов общественного питания, предоставляя полный цикл услуг — от подбора и поставки оборудования до гарантийного обслуживания и сервисного сопровождения.

Задачи клиента

С ростом объёмов работы и расширением клиентской базы компания столкнулась с рядом системных проблем. Входящие заявки из поступали хаотично, нередко терялись и не фиксировались в единой системе. Менеджеры работали разрозненно — история переговоров, статусы сделок и договорённости с клиентами хранились в мессенджерах и личных записях.

Отдельной болью была работа с документами: дефектные акты, акты пуска в эксплуатацию, гарантийные талоны, акты приёма и договоры формировались вручную, что занимало значительное время и приводило к ошибкам. Контроль дебиторской задолженности и сроков поставки также велись в ручном режиме — клиенты не получали своевременных уведомлений, а менеджеры тратили время на рутинные напоминания.

Процессы по гарантийному обслуживанию, закупкам на заказ, расчёту вознаграждений и ведению проектов не были систематизированы, что затрудняло контроль со стороны руководства и взаимодействие между отделами.

Решение задачи

Работа началась с разработки технического задания — мы погрузились в бизнес-процессы компании и сформировали индивидуальное решение под каждый отдел.

Базовое внедрение: настроен портал Битрикс24, подключены каналы коммуникации с клиентами -  как основные каналы входящих обращений, корпоративная почта и сайт компании.
Настроены воронки лидов и сделок с чёткими стадиями под специфику поставщика оборудования, подключены пользователи с разграничением прав и доступов, настроено автоматическое распределение заявок между менеджерами. По завершении записана индивидуальная видеоинструкция по работе с порталом.

Автоматизация документов: настроена автоматическая генерация пяти ключевых документов прямо из карточки сделки — актов, договоров, гарантийных талонов и документов  приёма. Документы формируются в несколько кликов без ручного заполнения, что исключает ошибки и экономит время сотрудников.

Смарт-процессы: для систематизации внутренних процессов настроены смарт-процессы — расчёт суммы вознаграждения, ведение проектов, гарантийное обслуживание, закупки на заказ и контроль должников. Каждый смарт-процесс представляет собой отдельную воронку с чёткими стадиями и ответственными, что связало работу всех отделов в единую прозрачную систему.

Роботы и автоматизация: настроены роботы для автоматического информирования
клиентов — уведомления о наступлении сроков оплаты и о статусе поставки
отправляются без участия менеджера в нужный момент.

Результат

Внедрение Битрикс24 позволило АРТО выстроить полноценную систему управления продажами, документооборотом и внутренними процессами. Все входящие обращения теперь фиксируются в единой системе и распределяются между менеджерами автоматически — ни одна заявка больше не теряется.

Автоматизация ключевых документов избавила сотрудников от рутинного ручного заполнения: договоры, акты и гарантийные талоны формируются из карточки сделки за считанные секунды. Смарт-процессы структурировали работу по гарантийному обслуживанию, закупкам, проектам и контролю задолженности — руководство получило прозрачную картину по каждому направлению в режиме реального времени.

Роботы взяли на себя коммуникацию с клиентами по срокам оплаты и поставкам, освободив менеджеров от рутинных напоминаний и повысив качество клиентского сервиса.