Управление временем: как без насилия научить сотрудников планировать

Типичные проблемы тайм-менеджмента на предприятии:

• Отсутствие регулярной отчетности
• Эпизодическое и неграмотное планирование рабочего дня
• Неумение расставлять приоритеты, засилье «авральных» задач
• «Многозадачность»: совмещение разнородных обязанностей
• Прокрастинация
• Нет общих инструментов планирования

Бизнес-органайзер

Пока одни сотрудники пользуются Skype и Excel, другие Google Docs и Viber, третьи электронной почтой и «1С», львиную долю рабочего времени съедает взаимное непонимание. Когда у каждого отдела и любого сотрудника свой инструмент для работы, задачи выполняются медленно, через споры и конфликты, с ошибками и переделками.

Чтобы правильно организовать работу сотрудников, нужен общий для всего предприятия онлайн-планировщик задач. В «Битрикс24» все инструменты собраны в одном месте. Пользователи ставят друг другу задачи, обмениватюся календарями, назначают встречи, планируют, управляют рабочим временем. Бесплатный онлайн-планировщик облегчает рутинную работу сотрудникам и поэтому не воспринимается как навязанный инструмент контроля.

Управление рабочим временем

Тайм-менеджмент и управление временем начинается с личной дисциплины. В «Битрикс24» сотрудники сами отмечают начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед и отлучки. CRM кропотливо собирает данные и генерирует отчеты, которые отправляются руководителю и в бухгалтерию. Сразу видно, кто из сотрудников постоянно опаздывает, а кто засиживается допоздна. Первых можно дисциплинировать штрафами. Со вторыми стоит поговорить и узнать причину, почему им приходится столько работать. Может выясниться, что нагрузка распределена неравномерно.

«Битрикс24» также учитывает, сколько времени сотрудники тратят на выполнение отдельных задач. Для руководителей это способ выяснить, какие задачи расходуют больше всего времени. Сотрудники смогут грамотно распланировать свое время и расставить приоритеты. Например, планирование по «матрице Эйзенхауэра» повышает качество принимаемых решений и уровень проработки важнейших операций.

Онлайн-планировщик задач

Управление временем и планирование в «Битрикс24» начинается прямо с утра. Когда сотрудники приходят на работу, программа сама предлагает им распланировать день — выбрать дела из предложенного списка или вписать свои задачи. В рабочем плане учитываются регулярные события: планерки, собрания, совещания и т.п. Задачи отображаются в личном календаре, с которым сверяются коллеги.

Упрощается работа подчиненных и руководителей. Первые в течение дня видят, сколько задач в работе, какие из них просрочены (или скоро выйдет срок), или во сколько у них назначено совещание. Руководители управляют временем проектов, отслеживают задачи и загрузку сотрудников, помогают им ресурсами, информацией, моральной поддержкой.

Тайм-менеджмент онлайн

«Битрикс24» – это облачный сервис, доступный через Интернет. Поэтому сотрудники управляют своим временем, даже если не находятся в офисе. Инструменты для планирования, учета времени, календари и т.п. доступны в мобильном приложении.

При помощи «Битрикс24» руководители контролируют работу удаленных сотрудников, командировочных и внештатников. Управление временем и планирование при помощи «Битрикс24» позволяет выполнять любые задачи вне зависимости от физического местоположения участников.