Применение ЭЦП значительно сокращает временные и финансовые затраты на сбор, оформление, доставку, учёт и хранение документов. Благодаря сложной системе шифрования, электронная подпись гарантирует достоверность документов и конфиденциальность обмена данными.
Цели
Необходимо было разработать решение, позволяющее упростить процесс документооборота как HR-специалистов, так и для остальных сотрудников компании. Данное решение будет очень актуально для организаций, чьи сотрудники работают удаленно и /или находятся в разных городах.
Результат
В результате мы разработали сервис, предоставляющий 3 активити:
Получение кода
Подписание документа
Проверка подписанного документа
Описание работы
Загрузить файл, который необходимо подписать, на диск. Обращаем внимание на ID файла. (скриншот 3)
Переходим во вкладку Новости > Ещё > Процессы > Настройки > Cоздать новый. Создаем новый бизнес-процесс и называем его ЭЦП. (скриншоты 4, 5)
Создаем новый элемент (скриншот 6)
Для создания первого бизнес-процесса (Получение кода) переходим во вкладку Действия > Настроить бизнес-процессы > Создать последовательный бизнес-процесс. (скриншоты 7,8,9)
Нажимаем на значок треугольника в бизнес-процессе > Действия приложений > [ HiHub ЭЦП ] Получение подтверждающего кода. Сохраняем изменения. (скриншот 10)
Переходим во вкладку ЭЦП, функции элемента, запускаем бизнес-процесс Получение кода. После этого на почту приходит пятизначный код. (скриншоты 13, 35)
Создаем второй бизнес-процесс: Подписание документа.
Действия > Настроить бизнес-процессы > Создать последовательный бизнес-процесс. (скриншот 14.1)
В бизнес-процессе создаем новый элемент:
Запрос дополнительной информации.
Нажимаем на значок треугольника в бизнес-процессе > Действия приложений > Запрос дополнительной информации. Вносим в созданный элемент необходимые изменения, нажав на значок шестеренки:
- заполняют сотрудники – Поля документа - Кем создан (скриншот 16)
- описание задания – Вставьте код ID файла (скриншот 18)
- Поля – добавить поле “код”, следуйте указаниям на скриншотах (скриншот 17)
- Поля – добавить поле “file ID”, следуйте указаниям на скриншотах (скриншоты 19, 20)
Второй элемент: Запись в отчёт (скриншот 22)
Настройки:
- Текст > Дополнительные параметры (…) > Переменные > Код. После появления значения переменной указываем саму переменную через знак равенства (скриншот 25).
То же самое делаем с переменной “file ID”
Нажимаем клавишу “Сохранить”.
Третий элемент: Подписание документа (скриншот 21)
Настройки:
ID документа > (…) > Переменные > File ID (скриншот 26)
Code > (…) > Переменные > Код
Четвертый элемент: Запись в отчёт (скриншот 27)
Настройки:
Текст > (…) > Дополнительные результаты > [HiHub ЭЦП] Подписание документа > hash > Вставить. Добавляем переменную через знак равенства hash = {..} (скриншот 28)
Текст > (…) > Дополнительные результаты > [HiHub ЭЦП] Подписание документа > Комментарий > Вставить. Добавляем переменную через знак равенства comment = {..} (скриншоты 29, 30, 31)
Загрузить отчет для доступа из бизнес-процесса ✓
Запускаем созданный Бизнес-процесс (скриншот 32)
Новости > Ещё > Процессы > Настройки > ЭЦП > Запустить бизнес-процесс > Подписание документа
Заходим во вкладку Бизнес-Процессы на левой панели. Указываем ID файла для подписи и пятизначный код, который ранее пришёл нам на почту. Нажимаем “Cохранить” (скриншоты 33, 34)
Создаем 3й бизнес-процесс: Проверка подписи документа. (скриншот 37)
Дополнительные элементы:
- Запрос дополнительной информации. (скриншоты 38, 39, 40)
Настройки:
- Заполняют сотрудники > (…) > Поля документа > Кем создан > Вставить
- Указываем название и описание задания
- Поля – добавить поле “file ID”, следуйте указаниям на скриншотах
- Поля – добавить поле “hash”, следуйте указаниям на скриншотах
Проверка подписи документа (скриншот 42)
Настройки: (скриншоты 43, 44)
- File ID > (…) > Переменные > file ID > Вставить
- hash > (…) > Переменные > hash > Вставить
Запись в отчёт (скриншот 45)
Настройки: (скриншоты 46,47,48)
Текст > Результат: > (…) > Дополнительные результаты > [ HiHub ЭЦП ] Проверка подписи документа > Успешность завершения
Текст > Комментарий: > (…) > Дополнительные результаты > [ HiHub ЭЦП ] Проверка подписи документа > Комментарий
Нажимаем “Сохранить” (скриншот 49)
Запускаем третий бизнес-процесс. (скриншот 50)
Заходим во вкладку Бизнес-Процессы на левой панели (скриншот 51). Указываем ID файла для подписи и хэш, который появится в логе “Подписание документа” (Новости > Ещё > Процессы > Настройки > ЭЦП > Созданный нами элемент > Бизнес-процессы > Подписание документа > Завершён) (скриншот 54)
Нажимаем “Cохранить” (скриншот 55)
Далее проверяем статус бизнес процесса (Лог: проверка подписи документа). Если результат: Y – документ подписан, если N – нет, в комментарии будет указана ошибка. (скриншоты 56, 57)
Важно!
1. Когда мы отправляем проверку документа, в поле "Запускать от имени" необходимо указать того пользователя, который этот документ подписал,
соответственно, от чьего имени запущен активити, подпись того человека проверяется. Аналогично с получением кода – от чьего имени запускать активити, на ту почту и придёт код.
2. В случае, если при последовательном запуске всех бизнес-процессов документ не подписан (результат: N), обратите внимание на тип ошибки:
Ошибка авторизации: Authentication failed
Ошибка валидации: Ошибка входных данных / Validation error
Не найден файл, либо нет доступа к файлу: Ошибка загрузки файла / File upload error
Код подтверждения не найден, либо срок действия кода 6 часов истёк (в случае подписи документа): Ваш код подтверждения недействителен / Invalid code received
Версия 1
Сервис ЭЦП (Электронная цифровая подпись) позволяет ускорить и упросить процесс подписи документов внутри компании, ставит электронную подпись и осуществляет проверку подписанного документа.
2. Нажмите Установить.
3. После окончания установки на панели слева появится новый пункт меню - HiHub ЭЦП